Tổng đài điện thoại và xu hướng lựa chọn mới cho doanh nghiệp

Tổng đài điện thoại đã có trên 20 năm phát triển và là giải pháp truyền thông hiệu quả, tiết kiệm chi phí nhất đối với các doanh nghiệp là các công ty, chi nhánh, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện,.v.v. Nó giúp các nhân viên giao tiếp nội bộ với nhau thuận tiện, cũng như liên lạc với khách hàng giúp thúc đẩy kinh doanh hiệu quả hơn mà vẫn tiết kiệm chi phí.

Trước đây, tổng đài điện thoại PBX rất phổ biến với công nghệ Analog, và đi kèm theo là sự phức tạp của việc cài đặt, chi phí triển khai hạ tầng cáp đồng để kết nối giữa tổng đài PBX và điện thoại bàn Analog, cũng như công tác bảo hành, bảo dưỡng hệ thống. Tuy nhiên trong những năm gần đây, tổng đài điện thoại sử dụng giao thức SIP hoạt động trên nền tảng IP đã trở nên phổ biến hơn.

Tại sao cần chuyển đổi sang tổng đài điện thoại IP/VoIP?

Nhu cầu trang bị tổng đài điện thoại nội bộ công nghệ IP/VoIP ngày càng gia tăng do những lợi thế về tính năng hiện đại, sự tiện dụng và dễ lắp đặt, cài đặt. Cho dù các nhân viên là người hay làm việc tại văn phòng cố định hay làm việc từ xa tại nhà hoặc làm việc tự do tại các dự án mới, thì lợi ích của hệ thống điện thoại VoIP là cung cấp cho họ tính linh hoạt cao hơn. Hệ thống điện thoại văn phòng doanh nghiệp như vậy có tính di động, tức là nhân viên có thể mang điện thoại bàn theo bất cứ nơi nào họ đến.

Tổng đài điện thoại IP/VoIP hoạt động trên mạng LAN và cho phép bạn thực hiện và nhận các cuộc gọi qua internet. Nó không yêu cầu bất kỳ mạng dây điện thoại riêng biệt hoặc thiết bị đặc biệt nào để thực hiện các cuộc gọi và đàm thoại, và nó có thể hỗ trợ nhiều loại thiết bị đầu cuối khác nhau: điện thoại để bàn, phần mềm ứng dụng VoIP cài đặt trên điện thoại thông minh, máy tính xách tay, máy tính để bàn hoặc softphone.

Tất cả những gì bạn cần là bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.Hệ thống điện thoại VoIP cho phép họ tiếp cận với các khách hàng tiềm năng vào bất kỳ thời gian nào và tham khảo ý kiến, họp nhóm với người quản lý trong nội bộ miễn phí.

• Thiết kế và giao diện người dùng hiện đại: Điện thoại IP có cách thao tác sử dụng giống với các điện thoại tương tự truyền thống và do vậy rất quan trọng, bạn không cần phải hướng dẫn nhân viên của mình cách sử dụng nó. Điện thoại IP rất trực quan và không yêu cầu bất kỳ đào tạo nào.
• Tiết kiệm chi phí cuộc gọi: Nếu một doanh nghiệp đang tìm cách tiết kiệm chi phí về lâu dài về cước liên lạc, mạng điện thoại IP là lựa chọn tốt nhất. Bạn có thể sử dụng kết nối internet hiện có trong văn phòng để kết nối điện thoại IP với đồng nghiệp của mình tại chỗ hoặc ở xa tại các chi nhánh ở thành phố khác khác mà không mất cước phí.
• Nhiều cuộc gọi đồng thời trên cùng 1 máy điện thoại: Trên điện thoại cố định truyền thống, nếu bạn muốn thực hiện cuộc gọi trong khi đang thực hiện một cuộc gọi khác trên cùng một điện thoại, bạn sẽ cần một số khác và một chiếc điện thoại khác để thực hiện cuộc gọi thứ hai. Với điện thoại IP có thể hỗ trợ từ 2 SIP, bạn có thể thực hiện ít nhất 2 cuộc điện thoại như vậy trên cùng 1 máy, loại bỏ nhu cầu về đường dây và thêm máy điện thoại.
• Đàm thoại hội nghị đa phương miễn phí: Bạn có thể tạo cuộc đàm thoại hội nghị đa phương với các đồng nghiệp bằng ngay trên chiếc điện thoại IP của mình bằng cách thêm hoặc loại bỏ số máy nhánh.
  Tương thích cao: Có thể hoạt động với bất kỳ tổng đài IP phổ thông chuẩn SIP nào trên thị trường.
• Trang bị sẵn các tính năng hiện đại miễn phí: lời chào tương tác IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,.v.v.
  Sử dụng mạng Ethernet/ Internet hiện có: Hệ thống thoại VoIP sử dụng Internet để thực hiện và nhận cuộc gọi, bạn không cần phải đầu tư vào dây cáp đồng điện thoại riêng biệt để truyền tín hiệu tương tự cho từng chiếc điện thoại rải rác khắp văn phòng.
• Lắp đặt, cài đặt đơn giản trên giao diện Web: VoIP triển khai trên mạng không dây Wifi và có dây Ethernet một cách nhanh chóng. Giao diện cài đặt Web thân thiện kèm các hướng dẫn dễ hiểu không yêu cầu bạn có nhiều kỹ năng về IT mà có thể cấu hình hệ thống hoạt động dễ dàng.
• Các tính năng hiện đại có giá trị nhất của tổng đài điện thoại
  IVR – Lời chào tự động hay Lễ tân ảo: Không thể lúc nào cũng có nhân viên lễ tân trả lời cuộc gọi khi khách hàng của bạn gọi đến. Hơn thế nữa, với cuộc cách mạng công nghệ, các doanh nghiệp hiện nay đang có xu hướng sử dụng lời chào tự động quản lý các cuộc gọi đến. Tính năng này chào đón khách hàng bằng lời chào trân trọng nhất và cũng như hướng dẫn cách mà họ muốn tiếp tục như nói chuyện trực tiếp với nhân viên phụ trách hoặc hoặc gặp tổng đài viên.
• Ghi âm cuộc gọi: Hầu hết hệ thống điện thoại VoIP đều cung cấp tính năng ghi âm cuộc gọi vào bộ nhớ trong của thiết bị và có thể mở rộng thêm dung lượng bằng thẻ nhớ. Bạn có thể truy xuất thông tin bất kỳ lúc nào thuận tiện tại chỗ hoặc từ xa qua mạng Internet. Dưới đây là một số lợi ích chính của ghi âm cuộc gọi đối với doanh nghiệp của bạn:
• Cải thiện kỹ năng giao tiếp của nhân viên: Bằng cách nghe lại các cuộc gọi giữa nhân viên và khách hàng, người quản lý có thể giúp họ thêm về những việc nên làm và không nên trong việc bán hàng, quản lý dịch vụ khách hàng và giúp họ cải thiện theo thời gian.
  Trợ giúp cho nhóm nghiên cứu R&D: Bằng cách chia sẻ bản ghi âm các cuộc gọi với bộ phận R&D giúp họ có thể hiểu rõ hơn về cách mà khách hàng sử dụng sản phẩm và mong muốn của họ, những vấn đề họ đang gặp phải, v.v. Những thông tin này dẫn đến những cải tiến trong sản phẩm và dịch vụ của bạn.
• Tránh các vấn đề gây tranh cãi: Thường xảy ra trường hợp khách hàng không hài lòng với một sản phẩm nào đó và có thể gây ra những tranh cãi và đổ lỗi giữa khách hàng và nhân viên tư vấn. Do đó, bản ghi cuộc gọi giúp người quản lý nắm bắt được bản chất sự việc và có thể giải quyết chúng mà không gây khó chịu cho khách hàng và nhân viên tư vấn bán hàng.
• Họp hội nghi đa phương: Các cuộc họp trực tuyến song phương hoặc đa phương trong nội bộ để hoàn thành công việc thường xảy ra định kỳ. Bạn có thể thực hiện chức năng hội nghị cuộc gọi ngay trên chiếc điện thoại để bàn trong phạm vi văn phòng, giữa các chi nhánh ở xa và cả với những người không có mặt trong văn phòng. Các cuộc gọi như vậy có thể từ mọi nơi trên thế giới, vào bất kỳ thời gian nào miễn là họ có số đăng ký số máy nhánh và có đường interenet.
• Chuyển tiếp cuộc gọi: Bạn muốn chuyển cuộc gọi của khách hàng về số máy nhánh hoặc di động cụ thể để đảm bảo liên lạc với khách hàng luôn được thông suốt, chẳng hạn như ngoài giờ làm việc hoặc khi nhân viên lễ tân đang bận/không có mặt tại vị trí làm việc.
• Dễ lắp đặt và vận hành tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP: Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP có ý nghĩa quan trọng cả về kinh tế lâu dài liên quan tới cước gọi hàng tháng của doanh nghiệp, cũng như tiết kiệm chi phí lắp đặt và vận hành thao tác, bảo dưỡng bảo trì. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp lắp đặt hệ thống VoIP và công nghệ này sẽ tiếp tục phát triển phổ biến trong khi thế hệ PABX cũ cũng đã dừng sản xuất.
• Sử dụng mạng LAN và Internet có sẵn: VoIP thực hiện cuộc gọi trên nền tảng Internet, điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng kết nối Internet của văn phòng để kết nối với mạng điện thoại. Nói cách khác, nếu văn phòng của bạn đã có mạng LAN có dây CAT5/CAT6 hoặc mạng không dây Wifi, bạn sẽ không cần phải đầu tư thêm dây đồng để sử dụng điện thoại doanh nghiệp của mình. Với những chiến điện thoại để bàn Wifi, bạn thậm chí chỉ cần cân nhắc vị trí đặt máy và linh hoạt di chuyển tới bất kỳ vị trí nào, thậm chí di chuyển cả văn phòng làm việc.
• Vận hành thân thiện và quen thuộc: Nhìn bề ngoài, bạn thậm chí có thể không phân biệt được giữa điện thoại VoIP và điện thoại bàn Ananlog. Điện thoại VoIP cũng có tay cầm, bộ thu mircrophone, vị trí loa, vị trí nút, bàn phím khiến chúng không thể phân biệt được với điện thoại cố định thế cũ trước đó. Điều này giúp chủ doanh nghiệp không cần thêm một khóa đào tạo đặc biệt nào cho các nhân viên sử dụng.
• Cài đặt dễ dàng: Các thiết bị tổng đài IP PBX và IP Phone đều cung cấp giao diện cài đặt Web thân thiện kèm theo các hướng dẫn dễ hiểu. Do vậy bạn không cần có thêm 1 chuyên viên IT chuyên nghiệp để thiết lập và bảo trì hệ thống, do vậy tiết kiệm nhiều chi phí cho vấn đề này. Việc mở rộng cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần mua bất kỳ chiếc điện thoại IP chuẩn SIP nào về, sau đó đăng ký tài khoản SIP vào tổng đài IP hiện có của bạn là đã hoàn thành.

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ hoạt động thế nào?

Công nghệ VoIP cho phép truyền giọng nói người dùng bằng các giao thức chuyển mạch gói, các gói VoIP có thể được truyền qua bất kỳ mạng nào tương thích với VoIP, chẳng hạn như mạng cục bộ (LAN) hoặc mạng diện rộng WAN.

Cách thức IP Phone hoạt động

Điện thoại IP Wifi kết nối tới các điểm truy cập Wifi AP không dây.
Điện thoại VoIP có dây cắm trực tiếp vào cổng mạng RJ45 của Switch hoặc chia sẻ kết nối mạng với một PC bất kỳ nào bằng cáp Ethernet.

Điện thoại IP hoạt động bằng cách đọc tín hiệu thoại tương tự qua bộ thu âm là Microphone là giọng nói của một cá nhân và chuyển đổi chúng thành tín hiệu kỹ thuật số gửi chúng qua mạng qua thiết bị tổng đài IP. Sau đó điện thoại IP đầu xa trong cuộc đàm thoại nhận các tín hiệu kỹ thuật số này và phát lại cho bạn. Các tín hiệu kỹ thuật số được chuyển đổi này là các gói IP, có thể trên một đường truyền Ethernet mạng LAN hoặc Internet dưới dạng dữ liệu.

Để thực hiện các cuộc gọi điện, đàm thoại, trước tiên bạn phải đăng ký điện thoại bàn vào tài khoản SIP của tổng đài. Quá trình kết nối điện thoại của bạn với tổng đài chuẩn SIP phải được xác thực để người dùng trong mạng có thể liên lạc với nhau.

Cách thức tổng đài IP hoạt động

IP PBX kết nối tới Switch hoặc Router bằng đường cáp Ethernet. Tổng đài IP sẽ cung cấp một tập hợp thông tin xác thực cho một hoặc nhiều tài khoản SIP và các quy tắc gọi nội bộ/gọi ra ngoại mạng cho từng số máy nhánh. Sau khi xác thực, các cuộc gọi đến sẽ được thực hiện theo các quy tắc mà quản trị viên định nghĩa cho số máy nhánh đó. Người dùng có thể kết nối tới bất kỳ số máy nội bộ nào trong mạng miễn phí qua đường truyền internet, cũng có thể kết nối với bất kỳ khách hàng nào với đường dây điện thoại bên ngoài bằng đường trục SIP Trunk hoặc PSTN, di động bởi nhà cung cấp dịch vụ viễn thông.

Tổng đài điện thoại nội bộ công nghệ mới trên nền tảng Internet

Thời gian gần đây, xu hướng này đã thay đổi mạnh mẽ do các thiết bị tổng đài điện thoại Analog đã bị ngừng sản xuất. Bên cạnh đó, người dùng có xu hướng chuyển sang sử dụng các hệ thống tổng đài điện thoại có công nghệ VoIP mới hơn, mạnh mẽ hơn với các tính năng tiên tiến, hữu ích. Sự mạnh mẽ này có được là do công nghệ VoIP luôn có những cải tiến về mặt chất lượng, cũng như những thách thức thực tế từ các nhu cầu của doanh nghiệp. Họ cần một hệ thống truyền thông không chỉ phục vụ liên lạc bằng giọng nói với chất lượng tốt, mà phải là một hệ thống truyền thông đa phương tiện, bao gồm các dịch vụ truyền dữ liệu, voice mail, fax, hình ảnh, video, email, tin nhắn, khả năng ghi âm, lưu trữ.

Với sự phát triển vượt bậc về công nghệ Internet băng thông rộng cố định FTTx và di động 3G/4G/5G và công nghệ về phần cứng, phần mềm VoIP trong những năm gần đây. Tổng đài nội bộ và điện thoại để bàn nội bộ có nhiều cơ hội để nâng cấp, cải tiến về các tiêu chuẩn, chất lượng để đưa ra những sản phẩm hoạt động ổn định, cung cấp đa tính năng với giá thành hợp lý hơn. Hơn thế nữa, với khả năng truyền âm thanh giọng nói trên nền tảng internet, giải pháp tổng đài điện thoại nội bộ không những giúp nhân viên trao đổi công việc với nhau nội bộ miễn phí không bị giới hạn bởi địa lý, mà còn giúp họ thuận tiện hơn khi trao đổi công việc với khách hàng ở mọi lúc, mọi nơi.

Tổng đài điện thoại sử dụng giao thức SIP mang lại các lợi ích

VoIP là truyền âm thanh giọng nói trên đường truyền Internet, do vậy chúng đã cung cấp sẵn các tính năng và chức năng hiện đại gồm: lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,.v.v.. Hơn thế nữa, tổng đài điện thoại thế hệ mới này còn cung cấp trải nghiệm sử dụng tiện ích và linh hoạt gồm:

• Nhiều cuộc gọi đồng thời và dễ dàng mở rộng trong tương lai: Nhiều cuộc gọi có thể được truyền trên cùng một đường dây điện thoại băng thông rộng. Bằng cách này, thoại qua IP có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc bổ sung đường dây điện thoại cho các doanh nghiệp mà không cần thêm đường dây vật lý. Điều này làm cho hệ thống VoIP có thể mở rộng hơn nhiều.

• Các tính năng thường được các công ty viễn thông tính thêm phí: chẳng hạn như chuyển tiếp cuộc gọi, ID người gọi hoặc tự động gọi lại, thường được đưa vào làm tiêu chuẩn với công nghệ thoại qua IP. Hơn nữa, chúng dễ dàng cấu hình và quản lý hơn nhiều.

• Được sử dụng với giải pháp liên lạc hiện đại: người dùng có thể dùng chính số điện thoại văn phòng của mình mọi lúc mọi nơi, tất cả những gì họ cần là truy cập internet. Họ sẽ có thể truy cập và sử dụng hệ thống điện thoại của công ty từ thiết bị di động, máy tính xách tay hoặc máy tính bảng của họ.

• Giải pháp thoại qua IP giúp tiết kiệm chi phí: rẻ hơn đáng kể so với hệ thống điện thoại truyền thống. Người dùng có thể tận dụng các cuộc gọi miễn phí và cước phí thấp cho các cuộc gọi quốc tế và đường dài.

• Thúc đẩy hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng: Nhân viên có thể tăng cường giao tiếp để tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng hoặc họp nội bộ nhóm trực tuyến để phân tích, xin ý kiến và thống nhất thực hiện với chi phí cước gọi rẻ hoặc miễn phí.

• Triển khai toàn bộ hệ thống dễ dàng và rẻ: Không cần phải có cơ sở hạ tầng dây cáp điện riêng dành cho hệ thống thoại. Hệ thống truyền thông VoIP có thể được triển khai nhanh chóng và không tốn nhiều chi phí trên hạ tẩng mạng LAN có sẵn.

Cài đặt tổng đài điện thoại nội bộ đơn giản

Hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP hoạt động trên mạng LAN/WAN với tính năng “Cắm và Chạy – Plug and Play”. Dù là việc cấu hình, điều khiển các tính năng, chẩn đoán lỗi , cho tới kết nối giữa IP PBX với các thiết bị đầu cuối như điện thoại VoIP, tất cả đều có thể thực hiện trên giao diện WEB dễ hiểu và có thể điều khiển từ xa được qua mạng internet. Về phần cứng, có rất nhiều tổng đài nội bộ được xây dựng dựa trên cấu hình mở với cấu trúc khe cắm module/card hỗ trợ nhiều giao diện khác nhau SIPtrunk, PSTN, E1, GSM. Các tính năng tiên tiến này giúp giảm thiểu việc đi lại cho các kỹ thuật viên, giảm chi phí đáng kể về việc nâng cấp, bảo trì, bảo dưỡng cho hệ thống.

Lắp đặt và cài đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ nhanh chóng

Dù là triển khai hệ thống tổng đài nội bộ IP/VoIP trên hạ tầng mạng LAN có dây với các điện thoại dùng cáp Ethernet hay điện thoại không dây Wifi, việc triển khai toàn bộ hệ thống đơn giản và không mất nhiều chi phí, công sức trên một hạ tầng mạng LAN có sẵn.

Với giải pháp dùng điện thoại để bàn Wifi, người dùng có thể linh hoạt hơn khi bố trí các vị trí làm việc và triển khai tại những điểm khó tiếp cận, không có dây mạng. Giải pháp dùng tổng đài điện thoại nội bộ không dây còn mang tới cho doanh nghiệp một văn phòng làm việc hiện đại và đảm bảo mỹ thuật, và tiết kiệm nhiều chi phí vật tư phụ kiện lắp đặt, giảm thời gian triển khai.

Tổng đài điện thoai nội bộ IP/VoIP có rất nhiều dòng sản phẩm giá rẻ phù hợp với dự toán hạn chế của doanh nghiệp vừa và nhỏ, không am hiểu về kĩ thuật nên dễ dàng triển khai và vận hành. Đây là giải pháp hoàn hảo để thay thế cho hệ thống tổng đài analog truyền thống đã ngừng sản xuất, vốn có rất nhiều hạn chế về tính năng, phức tạp trong công tác bảo trì, bảo dưỡng.