Tổng đài điện thoại đã có trên 20 năm phát triển và là giải pháp truyền thông hiệu quả, tiết kiệm chi phí nhất đối với các doanh nghiệp là các công ty, chi nhánh, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện,.v.v. Nó giúp các nhân viên giao tiếp nội bộ với nhau thuận tiện, cũng như liên lạc với khách hàng giúp thúc đẩy kinh doanh hiệu quả hơn mà vẫn tiết kiệm chi phí.
Trước đây, tổng đài điện thoại PBX rất phổ biến với công nghệ Analog, và đi kèm theo là sự phức tạp của việc cài đặt, chi phí triển khai hạ tầng cáp đồng để kết nối giữa tổng đài PBX và điện thoại bàn Analog, cũng như công tác bảo hành, bảo dưỡng hệ thống. Tuy nhiên trong những năm gần đây, tổng đài điện thoại sử dụng giao thức SIP hoạt động trên nền tảng IP đã trở nên phổ biến hơn.
Mục lục:
Nhu cầu trang bị tổng đài điện thoại nội bộ công nghệ IP/VoIP ngày càng gia tăng do những lợi thế về tính năng hiện đại, sự tiện dụng và dễ lắp đặt, cài đặt. Cho dù các nhân viên là người hay làm việc tại văn phòng cố định hay làm việc từ xa tại nhà hoặc làm việc tự do tại các dự án mới, thì lợi ích của hệ thống điện thoại VoIP là cung cấp cho họ tính linh hoạt cao hơn. Hệ thống điện thoại văn phòng doanh nghiệp như vậy có tính di động, tức là nhân viên có thể mang điện thoại bàn theo bất cứ nơi nào họ đến.
Tổng đài điện thoại IP/VoIP hoạt động trên mạng LAN và cho phép bạn thực hiện và nhận các cuộc gọi qua internet. Nó không yêu cầu bất kỳ mạng dây điện thoại riêng biệt hoặc thiết bị đặc biệt nào để thực hiện các cuộc gọi và đàm thoại, và nó có thể hỗ trợ nhiều loại thiết bị đầu cuối khác nhau: điện thoại để bàn, phần mềm ứng dụng VoIP cài đặt trên điện thoại thông minh, máy tính xách tay, máy tính để bàn hoặc softphone.
Tất cả những gì bạn cần là bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.Hệ thống điện thoại VoIP cho phép họ tiếp cận với các khách hàng tiềm năng vào bất kỳ thời gian nào và tham khảo ý kiến, họp nhóm với người quản lý trong nội bộ miễn phí.
Công nghệ VoIP cho phép truyền giọng nói người dùng bằng các giao thức chuyển mạch gói, các gói VoIP có thể được truyền qua bất kỳ mạng nào tương thích với VoIP, chẳng hạn như mạng cục bộ (LAN) hoặc mạng diện rộng WAN.
Điện thoại IP Wifi kết nối tới các điểm truy cập Wifi AP không dây.
Điện thoại VoIP có dây cắm trực tiếp vào cổng mạng RJ45 của Switch hoặc chia sẻ kết nối mạng với một PC bất kỳ nào bằng cáp Ethernet.
Điện thoại IP hoạt động bằng cách đọc tín hiệu thoại tương tự qua bộ thu âm là Microphone là giọng nói của một cá nhân và chuyển đổi chúng thành tín hiệu kỹ thuật số gửi chúng qua mạng qua thiết bị tổng đài IP. Sau đó điện thoại IP đầu xa trong cuộc đàm thoại nhận các tín hiệu kỹ thuật số này và phát lại cho bạn. Các tín hiệu kỹ thuật số được chuyển đổi này là các gói IP, có thể trên một đường truyền Ethernet mạng LAN hoặc Internet dưới dạng dữ liệu.
Để thực hiện các cuộc gọi điện, đàm thoại, trước tiên bạn phải đăng ký điện thoại bàn vào tài khoản SIP của tổng đài. Quá trình kết nối điện thoại của bạn với tổng đài chuẩn SIP phải được xác thực để người dùng trong mạng có thể liên lạc với nhau.
IP PBX kết nối tới Switch hoặc Router bằng đường cáp Ethernet. Tổng đài IP sẽ cung cấp một tập hợp thông tin xác thực cho một hoặc nhiều tài khoản SIP và các quy tắc gọi nội bộ/gọi ra ngoại mạng cho từng số máy nhánh. Sau khi xác thực, các cuộc gọi đến sẽ được thực hiện theo các quy tắc mà quản trị viên định nghĩa cho số máy nhánh đó. Người dùng có thể kết nối tới bất kỳ số máy nội bộ nào trong mạng miễn phí qua đường truyền internet, cũng có thể kết nối với bất kỳ khách hàng nào với đường dây điện thoại bên ngoài bằng đường trục SIP Trunk hoặc PSTN, di động bởi nhà cung cấp dịch vụ viễn thông.
Thời gian gần đây, xu hướng này đã thay đổi mạnh mẽ do các thiết bị tổng đài điện thoại Analog đã bị ngừng sản xuất. Bên cạnh đó, người dùng có xu hướng chuyển sang sử dụng các hệ thống tổng đài điện thoại có công nghệ VoIP mới hơn, mạnh mẽ hơn với các tính năng tiên tiến, hữu ích. Sự mạnh mẽ này có được là do công nghệ VoIP luôn có những cải tiến về mặt chất lượng, cũng như những thách thức thực tế từ các nhu cầu của doanh nghiệp. Họ cần một hệ thống truyền thông không chỉ phục vụ liên lạc bằng giọng nói với chất lượng tốt, mà phải là một hệ thống truyền thông đa phương tiện, bao gồm các dịch vụ truyền dữ liệu, voice mail, fax, hình ảnh, video, email, tin nhắn, khả năng ghi âm, lưu trữ.
Với sự phát triển vượt bậc về công nghệ Internet băng thông rộng cố định FTTx và di động 3G/4G/5G và công nghệ về phần cứng, phần mềm VoIP trong những năm gần đây. Tổng đài nội bộ và điện thoại để bàn nội bộ có nhiều cơ hội để nâng cấp, cải tiến về các tiêu chuẩn, chất lượng để đưa ra những sản phẩm hoạt động ổn định, cung cấp đa tính năng với giá thành hợp lý hơn. Hơn thế nữa, với khả năng truyền âm thanh giọng nói trên nền tảng internet, giải pháp tổng đài điện thoại nội bộ không những giúp nhân viên trao đổi công việc với nhau nội bộ miễn phí không bị giới hạn bởi địa lý, mà còn giúp họ thuận tiện hơn khi trao đổi công việc với khách hàng ở mọi lúc, mọi nơi.
VoIP là truyền âm thanh giọng nói trên đường truyền Internet, do vậy chúng đã cung cấp sẵn các tính năng và chức năng hiện đại gồm: lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,.v.v.. Hơn thế nữa, tổng đài điện thoại thế hệ mới này còn cung cấp trải nghiệm sử dụng tiện ích và linh hoạt gồm:
Các tính năng thường được các công ty viễn thông tính thêm phí: chẳng hạn như chuyển tiếp cuộc gọi, ID người gọi hoặc tự động gọi lại, thường được đưa vào làm tiêu chuẩn với công nghệ thoại qua IP. Hơn nữa, chúng dễ dàng cấu hình và quản lý hơn nhiều.
Được sử dụng với giải pháp liên lạc hiện đại: người dùng có thể dùng chính số điện thoại văn phòng của mình mọi lúc mọi nơi, tất cả những gì họ cần là truy cập internet. Họ sẽ có thể truy cập và sử dụng hệ thống điện thoại của công ty từ thiết bị di động, máy tính xách tay hoặc máy tính bảng của họ.
Giải pháp thoại qua IP giúp tiết kiệm chi phí: rẻ hơn đáng kể so với hệ thống điện thoại truyền thống. Người dùng có thể tận dụng các cuộc gọi miễn phí và cước phí thấp cho các cuộc gọi quốc tế và đường dài.
Thúc đẩy hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng: Nhân viên có thể tăng cường giao tiếp để tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng hoặc họp nội bộ nhóm trực tuyến để phân tích, xin ý kiến và thống nhất thực hiện với chi phí cước gọi rẻ hoặc miễn phí.
Triển khai toàn bộ hệ thống dễ dàng và rẻ: Không cần phải có cơ sở hạ tầng dây cáp điện riêng dành cho hệ thống thoại. Hệ thống truyền thông VoIP có thể được triển khai nhanh chóng và không tốn nhiều chi phí trên hạ tẩng mạng LAN có sẵn.
Hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP hoạt động trên mạng LAN/WAN với tính năng “Cắm và Chạy – Plug and Play”. Dù là việc cấu hình, điều khiển các tính năng, chẩn đoán lỗi , cho tới kết nối giữa IP PBX với các thiết bị đầu cuối như điện thoại VoIP, tất cả đều có thể thực hiện trên giao diện WEB dễ hiểu và có thể điều khiển từ xa được qua mạng internet. Về phần cứng, có rất nhiều tổng đài nội bộ được xây dựng dựa trên cấu hình mở với cấu trúc khe cắm module/card hỗ trợ nhiều giao diện khác nhau SIPtrunk, PSTN, E1, GSM. Các tính năng tiên tiến này giúp giảm thiểu việc đi lại cho các kỹ thuật viên, giảm chi phí đáng kể về việc nâng cấp, bảo trì, bảo dưỡng cho hệ thống.
Dù là triển khai hệ thống tổng đài nội bộ IP/VoIP trên hạ tầng mạng LAN có dây với các điện thoại dùng cáp Ethernet hay điện thoại không dây Wifi, việc triển khai toàn bộ hệ thống đơn giản và không mất nhiều chi phí, công sức trên một hạ tầng mạng LAN có sẵn.
Với giải pháp dùng điện thoại để bàn Wifi, người dùng có thể linh hoạt hơn khi bố trí các vị trí làm việc và triển khai tại những điểm khó tiếp cận, không có dây mạng. Giải pháp dùng tổng đài điện thoại nội bộ không dây còn mang tới cho doanh nghiệp một văn phòng làm việc hiện đại và đảm bảo mỹ thuật, và tiết kiệm nhiều chi phí vật tư phụ kiện lắp đặt, giảm thời gian triển khai.
Tổng đài điện thoai nội bộ IP/VoIP có rất nhiều dòng sản phẩm giá rẻ phù hợp với dự toán hạn chế của doanh nghiệp vừa và nhỏ, không am hiểu về kĩ thuật nên dễ dàng triển khai và vận hành. Đây là giải pháp hoàn hảo để thay thế cho hệ thống tổng đài analog truyền thống đã ngừng sản xuất, vốn có rất nhiều hạn chế về tính năng, phức tạp trong công tác bảo trì, bảo dưỡng.
Bình luận trên Facebook