Các tiêu chí quan trọng khi chọn tai nghe Call Center cho điện thoại viên

Tai nghe Call Center là thiết bị không thể thiếu đối với nhân viên tổng đài, chăm sóc khách hàng, telesales và bộ phận hỗ trợ kỹ thuật. Trong suốt ca làm việc, nhân viên thường xuyên sử dụng tai nghe để tiếp nhận cuộc gọi, tư vấn sản phẩm, giải đáp thắc mắc và xử lý yêu cầu của khách hàng.

Một chiếc tai nghe phù hợp không chỉ giúp nghe rõ và truyền tải giọng nói chính xác mà còn mang lại sự thoải mái khi sử dụng trong nhiều giờ liên tục. Ngược lại, tai nghe có microphone kém, chất lượng âm thanh không ổn định hoặc thiết kế không phù hợp có thể khiến nhân viên phải lặp lại thông tin, giảm hiệu quả giao tiếp và phát sinh chi phí thay thế thiết bị.

Vậy cần dựa vào những tiêu chí nào để lựa chọn tai nghe Call Center tốt cho nhân viên trực tổng đài? Hãy cùng tìm hiểu các yếu tố quan trọng trước khi đầu tư tai nghe cho điện thoại viên và hệ thống chăm sóc khách hàng.

Vì sao cần chọn đúng tai nghe Call Center?

Tai nghe Call Center chuyên dụng được thiết kế để phục vụ nhu cầu đàm thoại thường xuyên. Khác với tai nghe nghe nhạc thông thường, sản phẩm dành cho tổng đài viên cần chú trọng đến chất lượng microphone, khả năng giảm tiếng ồn khi đàm thoại, độ thoải mái, độ bền và khả năng kết nối với điện thoại bàn hoặc máy tính.

Việc lựa chọn đúng tai nghe mang lại nhiều lợi ích:

• Giúp khách hàng nghe rõ giọng nói của nhân viên.
• Hạn chế ảnh hưởng của tiếng ồn môi trường đến cuộc gọi.
• Giúp tổng đài viên tập trung xử lý thông tin và thao tác trên máy tính.
• Giảm cảm giác khó chịu khi phải đeo tai nghe trong thời gian dài.
• Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa thiết bị và quản lý phụ kiện dễ dàng hơn.
• Hạn chế chi phí phát sinh do mua nhầm thiết bị hoặc phải thay thế thường xuyên.

Đối với doanh nghiệp có hàng chục hoặc hàng trăm tổng đài viên, lựa chọn tai nghe phù hợp còn ảnh hưởng đến chi phí vận hành và chất lượng phục vụ khách hàng.

Các tiêu chí quan trọng khi chọn tai nghe Call Center

Khả năng tương thích với thiết bị đầu cuối

Tai nghe tốt nhưng không tương thích với điện thoại hoặc máy tính sẽ gây khó khăn khi triển khai. Vì vậy, cần xác định chính xác thiết bị mà nhân viên đang sử dụng trước khi đặt mua.

Tai nghe RJ9

Phù hợp với nhiều loại điện thoại bàn và điện thoại IP có cổng tai nghe tương thích. Tuy nhiên, không phải mọi cổng RJ9 đều có sơ đồ chân và cấu hình giống nhau. Cần kiểm tra model điện thoại và loại dây tai nghe trước khi mua.

Tai nghe USB

Phù hợp với nhân viên sử dụng máy tính hoặc laptop để gọi qua phần mềm tổng đài, softphone hoặc nền tảng Contact Center có hỗ trợ thiết bị USB. Đây là lựa chọn phổ biến cho mô hình chăm sóc khách hàng sử dụng phần mềm trên máy tính.

Tai nghe jack 3,5 mm

Có thể sử dụng với các thiết bị có cổng âm thanh tương thích. Một số máy tính có cổng tai nghe và microphone riêng, trong khi thiết bị khác sử dụng cổng kết hợp. Cần xác định đúng chuẩn kết nối và chức năng microphone.

Tai nghe Bluetooth 

Phù hợp với người cần di chuyển trong quá trình làm việc. Bluetooth thường kết nối với thiết bị tương thích không dây, cần kiểm tra phạm vi hoạt động, thời lượng pin, khả năng điều khiển cuộc gọi và mức độ tương thích.

Chất lượng microphone và khả năng lọc tiếng ồn

Đây là một trong những tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn tai nghe cho tổng đài viên.

Trong Call Center, nhiều nhân viên thường làm việc cùng một không gian. Tiếng nói chuyện từ bàn bên cạnh, tiếng gõ bàn phím và âm thanh từ các thiết bị văn phòng có thể lọt vào microphone, khiến khách hàng khó nghe rõ nội dung tư vấn.

Vì vậy, nên ưu tiên tai nghe có microphone được thiết kế cho đàm thoại và có khả năng giảm tiếng ồn phù hợp với môi trường làm việc.

Các yếu tố cần kiểm tra gồm:

• Microphone thu giọng nói rõ ràng, hạn chế âm thanh không mong muốn.
• Cần microphone có thể điều chỉnh để đặt đúng vị trí gần miệng.
• Âm thanh truyền đi ổn định, không bị rè hoặc méo tiếng.
• Khả năng giảm tiếng ồn phù hợp với mật độ nhân viên và mức độ ồn của văn phòng.
• Có nút tắt tiếng microphone nếu cần trao đổi riêng hoặc xử lý công việc nội bộ.

Cần phân biệt khả năng giảm tiếng ồn của microphone với công nghệ chống ồn chủ động ANC. Microphone chống ồn giúp giảm tiếng ồn môi trường mà khách hàng nghe được, còn ANC chủ yếu giảm tiếng ồn mà người đeo nghe từ môi trường xung quanh. Hai tính năng này phục vụ những mục đích khác nhau.

Lời khuyên: Nếu Call Center có nhiều nhân viên ngồi gần nhau, hãy thử nghiệm microphone trong môi trường thực tế thay vì chỉ dựa vào thông số quảng cáo của nhà sản xuất.

Chất lượng âm thanh khi nghe khách hàng

Không chỉ microphone, phần loa tai nghe cũng cần được đánh giá kỹ lưỡng.

Nhân viên chăm sóc khách hàng thường tiếp nhận nhiều thông tin như họ tên, số điện thoại, địa chỉ, mã đơn hàng, yêu cầu kỹ thuật hoặc thông tin thanh toán. Nếu âm thanh không rõ ràng, nhân viên có thể phải hỏi lại nhiều lần, làm kéo dài cuộc gọi và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

Một chiếc tai nghe Call Center tốt nên đáp ứng các yêu cầu:

• Giọng nói rõ ràng, dễ nghe.
• Âm lượng có thể điều chỉnh thuận tiện.
• Hạn chế hiện tượng rè, nhiễu hoặc âm thanh chập chờn.
• Tái tạo giọng nói phù hợp cho hội thoại.
• Có khả năng hoạt động ổn định với điện thoại hoặc phần mềm tổng đài tương thích.

Doanh nghiệp nên thử nghiệm tai nghe với các cuộc gọi thực tế, bao gồm cả trường hợp khách hàng nói nhỏ, môi trường có tiếng ồn hoặc cuộc gọi kéo dài.

Độ thoải mái khi đeo trong nhiều giờ

Tổng đài viên có thể sử dụng tai nghe trong phần lớn ca làm việc. Do đó, thiết kế công thái học và cảm giác đeo là những yếu tố không nên bỏ qua.

Tai nghe quá nặng, quai đeo quá chặt hoặc đệm tai không phù hợp có thể gây khó chịu khi sử dụng lâu. Điều này ảnh hưởng đến sự tập trung và trải nghiệm làm việc của nhân viên.

Khi lựa chọn, nên chú ý:

• Trọng lượng: ưu tiên thiết kế nhẹ, phù hợp với thời gian sử dụng.
• Quai đeo: có thể điều chỉnh để phù hợp với nhiều người.
• Đệm tai: mềm, dễ vệ sinh và có thể thay thế nếu cần.
• Cần microphone: điều chỉnh thuận tiện, không gây vướng víu.
• Lực ép: đủ giữ tai nghe ổn định nhưng không tạo áp lực quá lớn.
• Chất liệu: bền, phù hợp với môi trường làm việc và dễ bảo trì.

Nếu mua tai nghe cho nhiều nhân viên, doanh nghiệp nên cho người dùng thử một số mẫu trước khi quyết định. Một thiết kế phù hợp với người này chưa chắc đã thoải mái với tất cả người khác.

Khả năng bảo vệ thính giác

Tổng đài viên thường xuyên tiếp xúc với âm thanh trong thời gian dài. Vì vậy, lựa chọn tai nghe có khả năng kiểm soát âm lượng và các tính năng bảo vệ thính giác phù hợp là điều cần thiết.

Khi chọn mua, nên xem xét:

• Khả năng điều chỉnh âm lượng dễ dàng.
• Tính năng giới hạn âm lượng hoặc bảo vệ thính giác nếu model hỗ trợ.
• Khả năng hạn chế các đỉnh âm thanh đột ngột nếu được nhà sản xuất công bố.
• Chất lượng âm thanh ổn định, tránh phải tăng âm lượng quá cao để nghe rõ.
• Khả năng tương thích với phần mềm hoặc bộ điều khiển âm thanh của hệ thống.

Tai nghe có tính năng bảo vệ thính giác không đồng nghĩa với việc loại bỏ hoàn toàn nguy cơ ảnh hưởng đến thính lực. Doanh nghiệp và nhân viên vẫn cần thiết lập âm lượng hợp lý, nghỉ giải lao phù hợp và tuân thủ hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất.

Độ bền của quai đeo, cần microphone và dây kết nối

Tai nghe Call Center thường được sử dụng với tần suất cao, vì vậy độ bền ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí sở hữu.

Những bộ phận nên kiểm tra gồm:

• Quai đeo: có kết cấu chắc chắn, ít biến dạng khi điều chỉnh.
• Cần microphone: chịu được thao tác điều chỉnh thường xuyên.
• Dây kết nối: hạn chế xoắn rối, nứt vỏ hoặc đứt gãy tại vị trí tiếp giáp.
• Đầu cắm: chắc chắn, phù hợp với thiết bị sử dụng.
• Đệm tai: dễ thay thế khi mòn hoặc xuống cấp.
• Bộ điều khiển: các nút tăng giảm âm lượng, tắt microphone và chức năng khác hoạt động ổn định nếu có.

Một số nhà sản xuất công bố tuổi thọ linh kiện hoặc số chu kỳ thử nghiệm cho từng bộ phận. Đây là thông tin có thể tham khảo, nhưng nên đối chiếu với tài liệu chính thức của đúng model thay vì áp dụng một con số chung cho mọi tai nghe.

Chọn tai nghe một bên tai hay hai bên tai

Kiểu đeo ảnh hưởng đến khả năng tập trung, mức độ tiếp nhận âm thanh xung quanh và sự thoải mái của tổng đài viên.

Tai nghe một bên tai (Mono)

Phù hợp với nhân viên cần nghe cuộc gọi nhưng vẫn phải nhận biết âm thanh xung quanh, trao đổi với đồng nghiệp hoặc làm việc tại quầy lễ tân.

Ưu điểm thường gặp là thiết kế gọn nhẹ và tạo cảm giác thoáng hơn cho bên tai không đeo tai nghe.

Tai nghe hai bên tai (Duo)

Phù hợp với nhân viên làm việc trong môi trường nhiều tiếng ồn hoặc cần tập trung cao vào cuộc hội thoại. Hai bên loa có thể giúp giảm sự phân tán bởi âm thanh xung quanh, tùy thiết kế tai nghe.

Khi lựa chọn, nên cân nhắc trọng lượng, chất liệu đệm tai và lực ép của quai đeo. Không phải mọi môi trường đều cần tai nghe hai bên tai; quyết định nên dựa vào điều kiện làm việc thực tế.

Chọn tai nghe có dây hay không dây

Tai nghe có dây và không dây đều có thể phù hợp với Call Center, tùy vào cách tổ chức công việc.

• Tai nghe có dây phù hợp với nhân viên ngồi cố định tại bàn. Thiết bị thường không cần sạc pin riêng và dễ chuẩn hóa khi triển khai số lượng lớn. Tuy nhiên, dây có thể hạn chế phạm vi di chuyển và cần được bố trí để tránh vướng víu.
• Tai nghe không dây phù hợp với nhân viên cần di chuyển trong phạm vi văn phòng, quản lý, giám sát viên hoặc lễ tân. Người dùng cần chú ý đến thời lượng pin, thời gian sạc, phạm vi kết nối và khả năng tương thích với hệ thống điện thoại.

Nếu cần nhận hoặc kết thúc cuộc gọi trực tiếp từ tai nghe không dây khi sử dụng điện thoại bàn, hãy kiểm tra xem hệ thống có yêu cầu cáp EHS hoặc bộ nâng tay nghe điện tử chuyên dụng hay không.

Tính năng điều khiển và phụ kiện hỗ trợ

Ngoài chất lượng âm thanh, các tính năng điều khiển giúp tổng đài viên thao tác nhanh hơn trong quá trình làm việc.

Những tính năng đáng cân nhắc gồm:

• Nút tăng giảm âm lượng.
• Nút tắt microphone.
• Bộ điều khiển nhận hoặc kết thúc cuộc gọi nếu được hỗ trợ.
• Cáp tháo nhanh QD ở những dòng tai nghe tương thích.
• Dây chuyển đổi cho từng model điện thoại.
• Đế sạc hoặc bộ kết nối dành cho tai nghe không dây.
• Đệm tai và phụ kiện thay thế.

Cáp QD giúp tháo rời nhanh tai nghe khỏi dây kết nối tương thích, thuận tiện cho một số mô hình sử dụng điện thoại bàn. Tuy nhiên, cần kiểm tra đúng loại dây chuyển đổi và đầu kết nối để bảo đảm hoạt động chính xác.

Chi phí đầu tư và tổng chi phí sử dụng

Khi mua tai nghe cho Call Center, không nên chỉ so sánh giá bán ban đầu. Một sản phẩm có giá thấp nhưng nhanh hỏng hoặc không phù hợp với nhân viên có thể khiến doanh nghiệp phải thay thế nhiều lần.

Nên đánh giá tổng thể các yếu tố:

• Giá mua ban đầu.
• Tuổi thọ và độ bền của thiết bị.
• Chi phí phụ kiện, đệm tai và dây thay thế.
• Khả năng tương thích với hệ thống tổng đài.
• Chính sách bảo hành và khả năng cung cấp sản phẩm thay thế.
• Chi phí triển khai và quản lý khi mua số lượng lớn.

Đối với doanh nghiệp có nhiều tổng đài viên, nên thử nghiệm một số mẫu trước khi mua hàng loạt. Việc này giúp xác định sản phẩm phù hợp với môi trường làm việc và hạn chế rủi ro đầu tư.

Gợi ý một số dòng tai nghe tổng đài viên

Khi lựa chọn sản phẩm cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo các dòng tai nghe chuyên dụng theo nhu cầu sử dụng.

• Tai nghe Atcom HB11: dòng tai nghe một bên tai, phù hợp để tham khảo cho vị trí tổng đài viên cần thiết kế gọn nhẹ. Cần xác nhận phiên bản và loại kết nối phù hợp với điện thoại đang sử dụng.
• Tai nghe Atcom HB12: dòng tai nghe hai bên tai, thích hợp để cân nhắc cho nhân viên muốn tập trung vào cuộc gọi. Cần kiểm tra đúng phiên bản RJ9 và khả năng tương thích với model điện thoại.
• Tai nghe Mairdi MRD-805UC: dòng tai nghe USB dành cho nhu cầu đàm thoại qua máy tính hoặc phần mềm tương thích.
• Tai nghe Mairdi MRD-805DUC: dòng tai nghe USB hai bên tai, phù hợp để tham khảo cho người dùng cần nghe rõ cuộc gọi và tập trung hơn trong môi trường làm việc.
• Tai nghe Mairdi M800BT: lựa chọn đáng tham khảo khi cần kiểu tai nghe Bluetooth. Trước khi mua, nên kiểm tra nhu cầu kết nối, thời lượng pin và khả năng hoạt động với thiết bị hoặc phần mềm gọi điện.

Tên sản phẩm chỉ là gợi ý theo nhóm nhu cầu; lựa chọn cuối cùng cần căn cứ vào thông số của phiên bản đang bán và thiết bị tổng đài thực tế.

Những sai lầm cần tránh khi chọn tai nghe Call Center

Chỉ quan tâm đến giá bán

Giá thấp không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với hiệu quả đầu tư cao. Cần cân nhắc chất lượng microphone, độ thoải mái, độ bền và chi phí thay thế trong quá trình sử dụng.

Không kiểm tra khả năng tương thích

Mua nhầm tai nghe RJ9, USB hoặc loại dây chuyển đổi có thể khiến thiết bị không hoạt động như mong muốn. Luôn xác nhận model điện thoại hoặc phần mềm tổng đài trước khi đặt mua.

Bỏ qua môi trường làm việc

Một mẫu tai nghe phù hợp với văn phòng yên tĩnh có thể không đáp ứng tốt trong Call Center đông người. Mức độ tiếng ồn và cách bố trí bàn làm việc cần được xem xét khi lựa chọn.

Không quan tâm đến sự thoải mái

Nhân viên có thể phải đeo tai nghe nhiều giờ mỗi ngày. Doanh nghiệp nên ưu tiên thiết kế phù hợp với nhiều người và cho phép thử nghiệm trước khi triển khai đồng loạt.

Không kiểm tra phụ kiện và chính sách bảo hành

Cần xác định các phụ kiện đi kèm, loại cáp tương thích, khả năng thay thế đệm tai và điều kiện bảo hành để chủ động trong quá trình vận hành.

Quy trình lựa chọn tai nghe Call Center cho doanh nghiệp

Để lựa chọn hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

• Xác định thiết bị sử dụng: Nhân viên gọi qua điện thoại bàn, điện thoại IP hay máy tính chạy phần mềm tổng đài?
• Đánh giá môi trường làm việc: Văn phòng yên tĩnh hay không gian mở có nhiều tiếng ồn?
• Chọn kiểu tai nghe: Mono hay Duo, có dây hay không dây, theo nhu cầu thực tế.
• Kiểm tra chất lượng âm thanh: Thử cả microphone và loa tai nghe trong cuộc gọi thực tế.
• Đánh giá sự thoải mái và độ bền: Cho nhân viên thử đeo, kiểm tra quai đeo, đệm tai, cần microphone và dây kết nối.
• Xác nhận tính tương thích: Kiểm tra model điện thoại, cổng kết nối, phần mềm và các phụ kiện cần thiết.
• Thử nghiệm trước khi mua số lượng lớn: Thu thập phản hồi của nhân viên và bộ phận quản lý trước khi chuẩn hóa thiết bị.

Câu hỏi thường gặp về tai nghe Call Center

Tai nghe Call Center tốt cần có những tính năng gì?

Các tiêu chí quan trọng gồm microphone rõ, khả năng giảm tiếng ồn phù hợp, âm thanh ổn định, thiết kế thoải mái, độ bền tốt và kết nối tương thích với hệ thống tổng đài. Những tính năng như tắt microphone, điều chỉnh âm lượng hoặc bảo vệ thính giác cũng đáng cân nhắc.

Có nên sử dụng tai nghe nghe nhạc thông thường cho tổng đài viên?

Tai nghe thông thường có thể dùng cho một số nhu cầu cơ bản, nhưng không phải model nào cũng được tối ưu cho đàm thoại liên tục. Với Call Center, nên ưu tiên sản phẩm có microphone phù hợp, khả năng giảm tiếng ồn và thiết kế đáp ứng thời gian sử dụng dài.

Tai nghe Call Center một bên tai hay hai bên tai tốt hơn?

Tai nghe một bên tai phù hợp khi nhân viên cần nghe âm thanh xung quanh. Tai nghe hai bên tai phù hợp khi cần tập trung hơn trong môi trường nhiều tiếng ồn. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào công việc và điều kiện sử dụng.

Tai nghe RJ9 có dùng được với mọi điện thoại IP không?

Không. Cần kiểm tra model điện thoại, sơ đồ chân, loại dây và khả năng tương thích của tai nghe. Một số trường hợp cần dây chuyển đổi hoặc bộ khuếch đại tương thích.

Tai nghe USB có phù hợp với Call Center sử dụng phần mềm tổng đài không?

Có, nếu máy tính và phần mềm tổng đài hỗ trợ thiết bị USB tương ứng. Nên thử nghiệm âm thanh, microphone và chức năng điều khiển cuộc gọi trước khi triển khai trên diện rộng.

Làm thế nào để tai nghe Call Center bền hơn?

Nên sử dụng đúng hướng dẫn, tránh kéo mạnh dây hoặc xoắn cần microphone quá mức, vệ sinh đệm tai thường xuyên và bảo quản thiết bị đúng cách. Với mô hình dùng chung thiết bị, doanh nghiệp cần có quy trình vệ sinh và kiểm tra trước khi bàn giao cho nhân viên khác.

Mua tai nghe Call Center cho nhân viên ở đâu?

Khi lựa chọn tai nghe tổng đài, doanh nghiệp nên xác định trước loại điện thoại hoặc phần mềm đang sử dụng, mức độ tiếng ồn, thời gian đàm thoại mỗi ngày và ngân sách đầu tư.

ESCOM cung cấp các dòng tai nghe điện thoại viên phục vụ nhu cầu chăm sóc khách hàng, telesales và Call Center. Khách hàng có thể tham khảo tai nghe RJ9 cho điện thoại bàn tương thích, tai nghe USB cho máy tính và các lựa chọn khác theo nhu cầu kết nối.

Việc lựa chọn đúng thiết bị giúp nâng cao chất lượng đàm thoại, tạo sự thoải mái cho nhân viên và tối ưu chi phí vận hành hệ thống tổng đài.

Tham khảo danh mục Tai nghe điện thoại viên để lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.