Tổng đài IP

Việc tìm kiếm hệ thống tổng đài IP có khả năng hoạt động bền bỉ, có nhiều tính năng hiện đại, đơn giản hóa việc lắp đặt, vận hành và không cần lo lắng tới việc bảo trì luôn là mối bận tâm của doanh nghiệp. Lựa chọn được một hệ thống tổng đài điện thoại tốt sẽ giúp doanh nghiệp có được một phương thức truyền thông liên lạc nội bộ hiệu quả và hoàn toàn miễn phí cước gọi. Với hàng loạt các tính năng, tiện ích hỗ trợ người dùng trong việc thao tác và quản lý thông tin cuộc gọi, hệ thống tổng đài điện thoại VoIP giúp nâng cao chất lượng tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng, từ đó nâng cao được hình ảnh của doanh nghiệp.

Tổng quan về tổng đài IP

Tổng đài Voice IP là sản phẩm thế hệ mới, ứng dụng công nghệ VoIP vào hệ thống truyền thông liên lạc cho doanh nghiệp. Tổng đài điện thoại IP có khả năng truyền tải âm thanh, giọng nói bằng các gói dữ liệu IP được mã hóa trên nền tảng mạng LAN, WAN, internet. Công nghệ VoIP ra đời mang lại một hàng loạt lợi ích tuyệt vời cho người dùng, nó vừa giải quyết được vấn đề về việc tích hợp nhiều tính năng, tiện ích sử dụng và khả năng truyền thông đa phương tiện vào thiết bị tổng đài, vừa cung cấp một giải pháp nghe gọi giá rẻ.

Hoạt động trên hạ tầng mạng LAN/WAN/Internet, tổng đài IP PBX đóng vai trò là một thiết bị trung tâm chuyển mạch các cuộc gọi và dữ liệu, giúp người dùng thực hiện các cuộc đàm thoại nội bộ giữa các chi nhánh với nhau hoàn toàn miễn phí và không bị giới hạn về khoảng cách. Hầu hết các dòng tổng đài nội bộ IP thế hệ mới đều có thiết kế khe cắm mở cho các giao diện trung kế để thực hiện các cuộc gọi ra ngoại mạng. Các công nghệ trung kế mà dòng tổng đài này hỗ trợ bao gồm: VoIP (SIPTrunks), PSTN, TDM (E1), ISDN và di động GSM.

Tổng đài IP hỗ trợ những loại điện thoại VoIP nào?

Tổng đài VoIP hỗ trợ các loại điện thoại IP phần cứng và các ứng dụng gọi điện VoIP trên máy tính PC, smartphone (thường gọi là softphone) ứng với các tài khoản SIP. Số lượng tài khoản SIP mà tổng đài hỗ trợ tương ứng với số lượng IP Phone cho người dùng. Tổng đài nội bộ VoIP có thể hoạt động tốt trên hạ tầng mạng có dây RJ45 (với các loại điện thoại IP Phone dùng dây RJ45), cũng như hạ tầng mạng không dây Wifi (với các loại điện thoại VoIP Wifi).

Ngoài ra, một số dòng tổng đài đa năng hỗ trợ cả 2 loại thiết bị đầu cuối: điện thoại VoIP và điện thoại Analog (còn được gọi là tổng đài “lai”). Tổng đài “lai” cung cấp giao diện RJ45 (SIP) và FXS (analog), là giải pháp tốt tận dụng hạ tầng analog cũ và phối hợp cùng các thiết bị VoIP thế hệ mới.

Các tính năng thông minh nào được trang bị trên tổng đài IP?

Điểm khác biệt lớn nhất so với tổng đài Analog và cũng là ưu điểm đặc biệt quan trọng của các tổng đài điện thoại VoIP hiện đại ngày nay là đã tích hợp sẵn các tính năng tiên tiến như một tiêu chuẩn chung. Bao gồm:

Trả lời tự động (IVR – Interactive Voice Response)

Khách hàng của bạn sẽ được nghe lời chào chuyên nghiệp khi gọi đến như ” Kính chào quý khách, bấm phím 1 để gặp phòng kinh doanh, bấm phím 2 để gặp kỹ thuật” . Trả lời tự động sẽ do các bạn ghi âm và lưu vào bộ nhớ trong của thiết bị.

Chuông theo nhóm (Ring Group)

Bạn muốn định tuyến khi có cuộc gọi đến cho 1 nhóm nhân viên có trách nhiệm? Việc thiết lập chuông theo nhóm đơn giản và được trang bị sẵn.

Ghi âm cuộc gọi (Call Records)

Các cuộc gọi nội bộ và ra ngoài đều được ghi vào bộ nhớ trong của tổng đài khi được thiết lập. Trong trường hợp cần ghi âm nhiều, người dùng có thể mở rộng bộ nhớ bằng các thẻ nhớ chuẩn Micro SD qua khe cắm thẻ nhớ có trên thiết bị.

Người dùng có thể xem thông tin và nghe lại các đoạn ghi âm này để giám sát, nâng cao chất lượng dịch vụ.

Đàm thoại nhiều bên (conference)

Là trường hợp người dùng cần đàm thoại nhiều bên trực tuyến với nhiều người tham gia thay vì chỉ 2 người đàm thoại. Tổng đài IP-PBX cung cấp tính năng này và có thể thiết lập bằng cách chọn các số điện thoại tham gia vào cuộc hội thoại.

Chuyển tiếp cuộc gọi

Tính năng này giúp người dùng không bỏ lỡ một cơ hội kinh doanh nào bằng cách thiết lập các số chuyển tiếp khi người chuyên trách bận nghe cuộc gọi khác (ví dụ lễ tân), hoặc ngoài giờ làm việc.

Giao diện API để tích hợp với phần mềm bên thứ 3

Với các đặc thù công việc của trung tâm cuộc gọi hoặc tại các khách sạn, resort luôn có những phần mềm đặc thù về tính cước (billing), ERP/CRM để hỗ trợ nhân viên chăm sóc khách hàng. Một số dòng tổng đài thế hệ mới này có cung cấp giao diện API để tích hợp với các phần mềm này, giúp giúp doanh nghiệp quản lý cuộc gọi, tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng thuận tiện, dễ dàng và nâng cao hiệu quả công việc.

Chọn tổng đài IP cho doanh nghiệp

Ngày nay, mặc dù có rất nhiều phương tiện kỹ thuật số giá rẻ, hoặc miễn phí như các phần mềm OTT (Zalo, Viber, Skype, Google talk,.v.v), phần mềm họp trực tuyến (Google Meeting, Microsoft meeting, Zoom,.v.v.) trên nền tảng internet, nhưng tổng đài nội bộ VoIP vẫn là phương thức liên lạc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Để đáp ứng với xu hướng phát triển và đầu tư của người tiêu dùng về giải pháp VoIP, nhà sản xuất thiết bị tổng đài liên tục đưa ra nhiều mẫu mã, tính năng hướng tới nhu cầu sử dụng khác nhau của doanh nghiệp. Có thể kể ra một số tổng đài chuyên dụng sau:

  • Tổng đài doanh nghiệp: được trang bị các tính năng hiện đài như một tiêu chuẩn chung: lời chào tự động, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại nhóm, chuyển tiếp cuộc gọi.
  • Tổng đài Call Center: được tích hợp sẵn tính năng CRM (quản lý quan hệ khách hàng), hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng.
  • Tổng đài khách sạn: tích hợp sẵn tính năng Billing (phần mềm tính cước) hoặc hỗ trợ tích hợp với phần mềm quản lí khách sạn chuyên dụng.
  • Tổng đài bệnh viện: hỗ trợ các nút gọi y tá/bác sĩ chuyên dụng.
  • Các loại tổng đài đặc thù khác: tổng đài trường học, tổng đài cho khu du lịch, tổng đài hệ thống các cửa hàng,.v.v.

Lắp đặt tổng đài IP

Để lắp đặt tổng đài điện thoại IP hoạt động hoàn hảo, người dùng cần chuẩn bị như sau:

  • Hạ tầng mạng LAN/WAN/Internet: bao gồm các thiết bị mạng switch, router và dây mạng CAT5, CAT6 đã bấm đầu RJ45 tới các vị trí đặt điện thoại IP. Trong trường hợp sử dụng mạng không dây Wifi, cần có các thiết bị thu phát Wifi đảm bảo phủ sóng tốt tới các vị trí đặt điện thoại IP Wifi.
  • Tổng đài IP: đủ số lượng máy nhánh (tài khoản SIP) tương ứng với số người dùng. Lưu ý số lượng giao diện trung kế để kết nối tới nhà cung cấp viễn thông để gọi ngoại mạng: SIPtrunks (mặc định), hoặc PSTN, hoặc E1, hoặc GSM.
  • Điện thoại IP: có dây RJ45 hoặc không dây Wifi tương ứng với số người dùng. Trong trường hợp sử dụng mạng PoE (cấp nguồn điện qua dây mạng), cần chọn điện thoại IP có hỗ trợ PoE để sử dụng.
  • Trung kế bưu điện: thuê SIPtrunk (VoIP) hoặc hoặc PSTN, hoặc E1, hoặc GSM từ các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông như Viettel, VNPT, Mobifone.
  • Các thiết bị phụ trợ khác (nếu cần): thiết bị VoIP Gateway, tai nghe call center để hỗ trợ, nâng cao hiệu quả hoạt động.
  • Máy tính PC: để cấu hình các thiết bị tổng đài IP, điện thoại IP,.v.v.

Do hỗ trợ “Plug and Play” và cấu hình qua giao diện Web GUI, việc lắp đặt tổng đài nội bộ IP rất dễ dàng và nhanh chóng chỉ với kỹ năng IT bình thường.

Có thể nói, hệ thống tổng đài điện thoại VoIP là giải pháp lý tưởng không những thay thế tổng đài điện thoại analog một cách hoàn hảo, mà còn cung cấp cho người dùng nhiều tiện ích, tính năng chuyên nghiệp hơn. Tổng đài VoIP thực sự là một giải pháp tiết kiệm chi phí đầu tư, giảm cước phí liên lạc, dễ dàng vận hành và sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp hiện đại ngày nay.

Hiển thị 1–16 của 34 sản phẩm