Tổng đài điện thoại

Tổng đài điện thoại là hệ thống truyền thông liên lạc quan trọng cho các doanh nghiệp là công ty, khách sạn, resort, nhà nghỉ, các tổ chức, ngân hàng, bệnh viện, trường học,.v.v. Tổng đài điện thoại có thể giúp hỗ trợ giao tiếp nội bộ giữa các nhóm, phân tích hiệu suất, đánh giá chiến lược kinh doanh, đồng thời giúp kết nối với khách hàng, thúc đẩy bán hàng và các chiến lược marketing, chăm sóc khách hàng. Tổng đài điện thoại là giải pháp giúp các doanh nghiệp giảm chi phí vận hành, cải thiện bảo mật và năng suất kinh doanh.

Trong vài năm gần đây, tổng đài điện thoại đã trải qua một sự thay đổi lớn. Trải qua một chặng đường dài kể từ thời lắp đặt những hệ thống tổng đài điện thoại PABX Analog cồng kềnh, phức tạp cho tới sự triển khai hệ thống tổng đài điện thoại IP-PBX đơn giản, thân thiện hơn với người dùng phổ thông. Các doanh nghiệp được hưởng lợi từ các tính năng viễn thông tiên tiến với nhiều tính năng, tiện ích chuyên nghiệp và tận dụng internet để thực hiện và nhận cuộc gọi, giảm chi phí cước phải trả cho nhà mạng, có khả năng mở rộng cao và dễ bảo trì.

Tổng đài điện thoại gồm những gì?

Hệ thống tổng đài điện thoại là một mạng điện thoại riêng cho phép các doanh nghiệp nghe gọi nội bộ và sử dụng một số ít đường dây điện thoại để gọi ra ngoại mạng. Nó cho phép bạn chuyển cuộc gọi giữa những người dùng trên các đường dây nội hạt, do đó cho phép tất cả nhân viên của bạn chia sẻ một số đường dây điện thoại bên ngoài nhất định. Hệ thống điện thoại văn phòng PBX dựa trên hai thành phần chính: điện thoại để bàn giao tiếp trực tiếp với người dùng và tổng đài PBX. Các điện thoại cố định này được kết nối với tổng đài PBX để chuyển mạch các cuộc gọi tới số máy nhánh nội bộ được cài đặt sẵn, cũng như gọi ra ngoại mạng theo một số quy tắc mà quản trị viên quy định. Ngoài ra, hệ thống điện thoại văn phòng có một số tính năng vốn có như chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi, lời chào tùy chỉnh, ghi âm cuộc gọi, v.v.

Tổng đài điện thoại IP/VoIP hoạt động trên mạng LAN và cho phép bạn thực hiện và nhận các cuộc gọi qua internet. Nó không yêu cầu bất kỳ mạng dây điện thoại riêng biệt hoặc thiết bị đặc biệt nào để thực hiện các cuộc gọi và đàm thoại, và nó có thể hỗ trợ nhiều loại thiết bị đầu cuối khác nhau: điện thoại để bàn, phần mềm ứng dụng VoIP cài đặt trên điện thoại thông minh, máy tính xách tay, máy tính để bàn hoặc softphone.

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ hoạt động thế nào?

Công nghệ VoIP cho phép truyền giọng nói người dùng bằng các giao thức chuyển mạch gói, các gói VoIP có thể được truyền qua bất kỳ mạng nào tương thích với VoIP, chẳng hạn như mạng cục bộ (LAN) hoặc mạng diện rộng WAN.

Cách thức IP Phone hoạt động

Điện thoại IP Wifi kết nối tới các điểm truy cập Wifi AP không dây.
Điện thoại VoIP có dây cắm trực tiếp vào cổng mạng RJ45 của Switch hoặc chia sẻ kết nối mạng với một PC bất kỳ nào bằng cáp Ethernet.

Điện thoại IP hoạt động bằng cách đọc tín hiệu thoại tương tự qua bộ thu âm là Microphone là giọng nói của một cá nhân và chuyển đổi chúng thành tín hiệu kỹ thuật số gửi chúng qua mạng qua thiết bị tổng đài IP. Sau đó điện thoại IP đầu xa trong cuộc đàm thoại nhận các tín hiệu kỹ thuật số này và phát lại cho bạn. Các tín hiệu kỹ thuật số được chuyển đổi này là các gói IP, có thể trên một đường truyền Ethernet mạng LAN hoặc Internet dưới dạng dữ liệu.

Để thực hiện các cuộc gọi điện, đàm thoại, trước tiên bạn phải đăng ký điện thoại bàn vào tài khoản SIP của tổng đài. Quá trình kết nối điện thoại của bạn với tổng đài chuẩn SIP phải được xác thực để người dùng trong mạng có thể liên lạc với nhau.

Cách thức tổng đài IP hoạt động

IP PBX kết nối tới Switch hoặc Router bằng đường cáp Ethernet. Tổng đài IP sẽ cung cấp một tập hợp thông tin xác thực cho một hoặc nhiều tài khoản SIP và các quy tắc gọi nội bộ/gọi ra ngoại mạng cho từng số máy nhánh. Sau khi xác thực, các cuộc gọi đến sẽ được thực hiện theo các quy tắc mà quản trị viên định nghĩa cho số máy nhánh đó. Người dùng có thể kết nối tới bất kỳ số máy nội bộ nào trong mạng miễn phí qua đường truyền internet, cũng có thể kết nối với bất kỳ khách hàng nào với đường dây điện thoại bên ngoài bằng đường trục SIP Trunk hoặc PSTN, di động bởi nhà cung cấp dịch vụ viễn thông.

Tại sao cần chuyển đổi sang tổng đài điện thoại IP/VoIP?

Nhu cầu trang bị tổng đài điện thoại nội bộ công nghệ IP/VoIP ngày càng gia tăng do những lợi thế về tính năng hiện đại, sự tiện dụng và dễ lắp đặt, cài đặt. Cho dù các nhân viên là người hay làm việc tại văn phòng cố định hay làm việc từ xa tại nhà hoặc làm việc tự do tại các dự án mới, thì lợi ích của hệ thống điện thoại VoIP là cung cấp cho họ tính linh hoạt cao hơn. Hệ thống điện thoại văn phòng doanh nghiệp như vậy có tính di động, tức là nhân viên có thể mang điện thoại bàn theo bất cứ nơi nào họ đến. Tất cả những gì bạn cần là bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.Hệ thống điện thoại VoIP cho phép họ tiếp cận với các khách hàng tiềm năng vào bất kỳ thời gian nào và tham khảo ý kiến, họp nhóm với người quản lý trong nội bộ miễn phí.

  • Thiết kế và giao diện người dùng hiện đại: Điện thoại IP có cách thao tác sử dụng giống với các điện thoại tương tự truyền thống và do vậy rất quan trọng, bạn không cần phải hướng dẫn nhân viên của mình cách sử dụng nó. Điện thoại IP rất trực quan và không yêu cầu bất kỳ đào tạo nào.
  • Tiết kiệm chi phí cuộc gọi: Nếu một doanh nghiệp đang tìm cách tiết kiệm chi phí về lâu dài về cước liên lạc, mạng điện thoại IP là lựa chọn tốt nhất. Bạn có thể sử dụng kết nối internet hiện có trong văn phòng để kết nối điện thoại IP với đồng nghiệp của mình tại chỗ hoặc ở xa tại các chi nhánh ở thành phố khác khác mà không mất cước phí.
  • Nhiều cuộc gọi đồng thời trên cùng 1 máy điện thoại: Trên điện thoại cố định truyền thống, nếu bạn muốn thực hiện cuộc gọi trong khi đang thực hiện một cuộc gọi khác trên cùng một điện thoại, bạn sẽ cần một số khác và một chiếc điện thoại khác để thực hiện cuộc gọi thứ hai. Với điện thoại IP có thể hỗ trợ từ 2 SIP, bạn có thể thực hiện ít nhất 2 cuộc điện thoại như vậy trên cùng 1 máy, loại bỏ nhu cầu về đường dây và thêm máy điện thoại.
  • Đàm thoại hội nghị đa phương miễn phí: Bạn có thể tạo cuộc đàm thoại hội nghị đa phương với các đồng nghiệp bằng ngay trên chiếc điện thoại IP của mình bằng cách thêm hoặc loại bỏ số máy nhánh.
    Tương thích cao: Có thể hoạt động với bất kỳ tổng đài IP phổ thông chuẩn SIP nào trên thị trường.
  • Trang bị sẵn các tính năng hiện đại miễn phí: lời chào tương tác IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi,.v.v.
    Sử dụng mạng Ethernet/ Internet hiện có: Hệ thống thoại VoIP sử dụng Internet để thực hiện và nhận cuộc gọi, bạn không cần phải đầu tư vào dây cáp đồng điện thoại riêng biệt để truyền tín hiệu tương tự cho từng chiếc điện thoại rải rác khắp văn phòng.
  • Lắp đặt, cài đặt đơn giản trên giao diện Web: VoIP triển khai trên mạng không dây Wifi và có dây Ethernet một cách nhanh chóng. Giao diện cài đặt Web thân thiện kèm các hướng dẫn dễ hiểu không yêu cầu bạn có nhiều kỹ năng về IT mà có thể cấu hình hệ thống hoạt động dễ dàng.
  • Các tính năng hiện đại có giá trị nhất của tổng đài điện thoại
    IVR – Lời chào tự động hay Lễ tân ảo: Không thể lúc nào cũng có nhân viên lễ tân trả lời cuộc gọi khi khách hàng của bạn gọi đến. Hơn thế nữa, với cuộc cách mạng công nghệ, các doanh nghiệp hiện nay đang có xu hướng sử dụng lời chào tự động quản lý các cuộc gọi đến. Tính năng này chào đón khách hàng bằng lời chào trân trọng nhất và cũng như hướng dẫn cách mà họ muốn tiếp tục như nói chuyện trực tiếp với nhân viên phụ trách hoặc hoặc gặp tổng đài viên.
  • Ghi âm cuộc gọi: Hầu hết hệ thống điện thoại VoIP đều cung cấp tính năng ghi âm cuộc gọi vào bộ nhớ trong của thiết bị và có thể mở rộng thêm dung lượng bằng thẻ nhớ. Bạn có thể truy xuất thông tin bất kỳ lúc nào thuận tiện tại chỗ hoặc từ xa qua mạng Internet. Dưới đây là một số lợi ích chính của ghi âm cuộc gọi đối với doanh nghiệp của bạn:
  • Cải thiện kỹ năng giao tiếp của nhân viên: Bằng cách nghe lại các cuộc gọi giữa nhân viên và khách hàng, người quản lý có thể giúp họ thêm về những việc nên làm và không nên trong việc bán hàng, quản lý dịch vụ khách hàng và giúp họ cải thiện theo thời gian.
    Trợ giúp cho nhóm nghiên cứu R&D: Bằng cách chia sẻ bản ghi âm các cuộc gọi với bộ phận R&D giúp họ có thể hiểu rõ hơn về cách mà khách hàng sử dụng sản phẩm và mong muốn của họ, những vấn đề họ đang gặp phải, v.v. Những thông tin này dẫn đến những cải tiến trong sản phẩm và dịch vụ của bạn.
  • Tránh các vấn đề gây tranh cãi: Thường xảy ra trường hợp khách hàng không hài lòng với một sản phẩm nào đó và có thể gây ra những tranh cãi và đổ lỗi giữa khách hàng và nhân viên tư vấn. Do đó, bản ghi cuộc gọi giúp người quản lý nắm bắt được bản chất sự việc và có thể giải quyết chúng mà không gây khó chịu cho khách hàng và nhân viên tư vấn bán hàng.
  • Họp hội nghi đa phương: Các cuộc họp trực tuyến song phương hoặc đa phương trong nội bộ để hoàn thành công việc thường xảy ra định kỳ. Bạn có thể thực hiện chức năng hội nghị cuộc gọi ngay trên chiếc điện thoại để bàn trong phạm vi văn phòng, giữa các chi nhánh ở xa và cả với những người không có mặt trong văn phòng. Các cuộc gọi như vậy có thể từ mọi nơi trên thế giới, vào bất kỳ thời gian nào miễn là họ có số đăng ký số máy nhánh và có đường interenet.
  • Chuyển tiếp cuộc gọi: Bạn muốn chuyển cuộc gọi của khách hàng về số máy nhánh hoặc di động cụ thể để đảm bảo liên lạc với khách hàng luôn được thông suốt, chẳng hạn như ngoài giờ làm việc hoặc khi nhân viên lễ tân đang bận/không có mặt tại vị trí làm việc.
  • Dễ lắp đặt và vận hành tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP: Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP/VoIP có ý nghĩa quan trọng cả về kinh tế lâu dài liên quan tới cước gọi hàng tháng của doanh nghiệp, cũng như tiết kiệm chi phí lắp đặt và vận hành thao tác, bảo dưỡng bảo trì. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp lắp đặt hệ thống VoIP và công nghệ này sẽ tiếp tục phát triển phổ biến trong khi thế hệ PABX cũ cũng đã dừng sản xuất.
  • Sử dụng mạng LAN và Internet có sẵn: VoIP thực hiện cuộc gọi trên nền tảng Internet, điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng kết nối Internet của văn phòng để kết nối với mạng điện thoại. Nói cách khác, nếu văn phòng của bạn đã có mạng LAN có dây CAT5/CAT6 hoặc mạng không dây Wifi, bạn sẽ không cần phải đầu tư thêm dây đồng để sử dụng điện thoại doanh nghiệp của mình. Với những chiến điện thoại để bàn Wifi, bạn thậm chí chỉ cần cân nhắc vị trí đặt máy và linh hoạt di chuyển tới bất kỳ vị trí nào, thậm chí di chuyển cả văn phòng làm việc.
  • Vận hành thân thiện và quen thuộc: Nhìn bề ngoài, bạn thậm chí có thể không phân biệt được giữa điện thoại VoIP và điện thoại bàn Ananlog. Điện thoại VoIP cũng có tay cầm, bộ thu mircrophone, vị trí loa, vị trí nút, bàn phím khiến chúng không thể phân biệt được với điện thoại cố định thế cũ trước đó. Điều này giúp chủ doanh nghiệp không cần thêm một khóa đào tạo đặc biệt nào cho các nhân viên sử dụng.
  • Cài đặt dễ dàng: Các thiết bị tổng đài IP PBX và IP Phone đều cung cấp giao diện cài đặt Web thân thiện kèm theo các hướng dẫn dễ hiểu. Do vậy bạn không cần có thêm 1 chuyên viên IT chuyên nghiệp để thiết lập và bảo trì hệ thống, do vậy tiết kiệm nhiều chi phí cho vấn đề này. Việc mở rộng cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần mua bất kỳ chiếc điện thoại IP chuẩn SIP nào về, sau đó đăng ký tài khoản SIP vào tổng đài IP hiện có của bạn là đã hoàn thành.

Hiển thị 1–16 của 19 sản phẩm