Gọi điện thoại nội bộ miễn phí không cần dùng tổng đài

Trong văn phòng hiện đại, nhu cầu liên lạc giữa các nhân viên, phòng ban và bộ phận quản lý ngày càng tăng. Doanh nghiệp thường sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ để thực hiện cuộc gọi giữa các máy nhánh. Tuy nhiên, đối với văn phòng nhỏ hoặc doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí đầu tư, có thể cân nhắc một giải pháp khác: gọi điện thoại IP nội bộ miễn phí qua mạng LAN mà không cần trang bị tổng đài chuyên dụng.

Giải pháp này đáp ứng nhu cầu chỉ cần liên lạc nội bộ giữa các phòng ban và không cần gọi ra ngoại mạng. Bằng cách tạo một hệ thống mạng điện thoại nội bộ trên mạng LAN sẵn có bằng các dòng điện thoại VoIP. Phương án này có thể gọi điện thoại nội bộ miễn phí giữa các nhân viên và tiết kiệm được chi phí mua tổng đài IP.

Mô hình này phù hợp với các mạng điện thoại nội bộ nhỏ cần kết nối điểm-điểm (2 người dùng) hoặc đa điểm (nhiều người dùng) trong các văn phòng nhỏ, cửa hàng, phòng kỹ thuật, nhà xưởng hoặc những khu vực cần liên lạc nội bộ cơ bản, không yêu cầu đầy đủ tính năng quản lý cuộc gọi của một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, giúp giao tiếp qua thoại thuận tiện và giảm việc phải đi lại cho các nhu cầu đàm thoại:

• Giữa các nhân viên trong các phòng ban khác nhau: phòng bảo vệ, phòng hành chính, phòng giám đốc, thư ký, kế toán, thủ kho,..
• Giữa 2 hoặc nhiều người tại các khu vực khác nhau hoặc cần giao tiếp cách ly: các tầng của tòa nhà, khu sản xuất và điều hành, phòng thí nghiệm, phòng y tế, phòng hóa chất,.v.v.

Bài hướng dẫn dưới đây sẽ giúp các bạn tự lắp đặt, cấu hình một hệ thống liên lạc nội bộ, có thể bắt đầu từ 2 máy điện thoại để bàn VoIP trở lên.

Hướng dẫn tạo mạng điện thoại nội bộ không sử dụng tổng đài bằng điện thoại VoIP Atcom

• Đây là phương thức kết nối ngang hàng (P2P) giữa các điện thoại VoIP (peer to peer) với nhau.
• Cần sử dụng ít nhất từ 2 điện thoại bàn trở lên, có thể lắp đặt nhiều điện thoại VoIP hơn khi nhiều người dùng.
• Sử dụng trên mạng LAN có dây (RJ45) hoặc không dây Wifi sẵn có của doanh nghiệp.
• Gọi trực tiếp giữa 2 điện thoại hoặc nhiều hơn trong mạng nội bộ.

Ví dụ dưới đây, người viết thực hiện trên điện thoại để bàn VoIP Atcom.

Điện thoại IP Atcom D20 kết hợp Switch Gigabit HASIVO S1100-10G, doanh nghiệp có thể xây dựng hạ tầng mạng kết nối nhiều điện thoại IP trong cùng hệ thống mạng LAN. Khi các điện thoại được cấu hình tương thích để gọi trực tiếp qua địa chỉ IP hoặc sử dụng phần mềm SIP phù hợp, người dùng có thể liên lạc nội bộ mà không phải trả cước cuộc gọi điện thoại cho từng lần gọi giữa các thiết bị.

Cần lưu ý rằng Switch Gigabit HASIVO S1100-10G chỉ đảm nhiệm chức năng kết nối mạng, không tự xử lý cuộc gọi điện thoại. Để gọi trực tiếp mà không cần tổng đài, các điện thoại phải hỗ trợ phương thức gọi trực tiếp qua IP hoặc được cấu hình SIP trên điện thoại phù hợp.

Mô hình hệ thống Atcom D20 và HASIVO S1100-10G

Một hệ thống cơ bản có thể gồm các thành phần sau:

• Điện thoại IP Atcom D20: tối thiểu có 2 thiết bị đầu cuối dùng để thực hiện cuộc gọi thoại qua mạng IP.
• Switch Gigabit HASIVO S1100-10G: kết nối các điện thoại vào cùng mạng LAN và chuyển tiếp dữ liệu giữa các thiết bị.
• Dây mạng Ethernet Cat5e hoặc Cat6: kết nối điện thoại với switch.
• Nguồn điện cho điện thoại: sử dụng bộ nguồn phù hợp hoặc PoE nếu điện thoại và switch cùng hỗ trợ đúng chuẩn cấp nguồn.
• Mạng LAN nội bộ: cung cấp địa chỉ IP và kết nối giữa các điện thoại.

Trong trường hợp có hai switch, cần kết nối chúng với nhau bằng cổng mạng tương thích để các điện thoại ở hai switch có thể giao tiếp. Nếu các thiết bị nằm trong những VLAN khác nhau hoặc các mạng con khác nhau, cần cấu hình định tuyến và các chính sách mạng phù hợp.

Mô hình này không bắt buộc phải có kết nối Internet nếu tất cả điện thoại đều gọi trong mạng LAN và phương thức gọi trực tiếp hoạt động độc lập với máy chủ bên ngoài.

Hướng dẫn cài đặt cơ bản hệ thống gọi nội bộ không cần tổng đài

Bước 1. Kết nối điện thoại Atcom D20 với switch

Đặt các điện thoại Atcom D20 tại vị trí làm việc và kết nối cổng mạng của từng điện thoại đến Switch Gigabit HASIVO S1100-10G bằng dây Ethernet.

Nếu sử dụng hai switch, kết nối chúng với nhau bằng cổng mạng tương thích. Đảm bảo tất cả điện thoại cần liên lạc nằm trong cùng mạng LAN hoặc có phương án định tuyến phù hợp.

Cấp nguồn cho điện thoại theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.

Bước 2. Cài đặt kết nối mạng

• Chế độ DHCP là mặc định
• Để xem IP của điện thoại, bạn ấn vào phím √ . Sau khi đã có IP để vào giao diện webpage của điện thoại, bạn cần sử dụng trình duyệt web trên PC.
• Với phương thức kết nối P2P cần tối thiểu là 2 máy điện thoại VoIP Atcom (cho 2 điểm liên lạc) hoặc nhiều hơn (nếu cần mạng điện thoại để nghe/gọi nội bộ có nhiều người dùng).

Bước 3. Hướng dẫn cài cấu hình

Bước 1: Truy nhập giao diện Web của điện thoại Atcom để cài đặt

Sau khi lấy được địa chỉ IP của điện thoại, chúng ta vào trình duyệt web, truy cập theo địa chỉ IP.

Mặc định user & pass truy nhập điện thoại IP Atcom: admin

Giao diện web của điện thoại ATCOM  như sau:

Bước 4: Khai báo tài khoản (cấu hình tài khoản)

• Điền thông tin cần thiết vào các mục dưới đây

Giả sử ở đấy có 2 máy VoIP Atcom:

• Máy 1 có địa chỉ 192.168.1.23
• Máy 2 có địa chỉ 192.168.1.25

Khai báo ở máy 1 như hình:

Và đây là của máy 2:

• Account: thứ tự số tài khoản
• Register status: trạng thái đăng ký
• Account active: kích hoạt tài khoản
• Label: tên nhãn tài khoản
• Display name: tên hiển thị trên màn hình điện thoại
• Register name: số máy cần đăng ký
• User name: tên người dùng
• Password: mật khẩu
• SIP Server: địa chỉ IP máy cần kết nối P2P

Chú ý: ở mục SIP Server của máy 1 sẽ điền IP của máy 2, và ngược lại

Enable Peer to peer nhớ bật chế độ Enable.

Bước 3: Xác nhận và kiểm tra cấu hình đã khai báo

Sau khi khai báo xong ấn Confirm để xác nhận và quay lại tab Basic. 

Ở mục Account Overview > Account có trạng thái như vậy là kết nối P2P thành công.

 

Bước 5. Gán số máy mạng điện thoại nội bộ cho từng máy điện thoại để bàn.

Lưu ý: Khi kết nối ngang hàng (P2P) điện thoại VoIP ATCOM có nhiều hơn 2 máy, các bạn cũng làm tương tự.

Bước 6: Kiểm tra cuộc gọi nội bộ

Sau khi cấu hình, thực hiện các bước kiểm tra:

• Kiểm tra địa chỉ IP và kết nối mạng của từng điện thoại.
• Thử gọi giữa hai điện thoại trong cùng switch.
• Thử gọi giữa các điện thoại kết nối vào hai switch khác nhau.
• Kiểm tra âm thanh hai chiều, độ trễ và hiện tượng mất tiếng.
• Kiểm tra lại khi khởi động lại điện thoại hoặc thiết bị mạng.

Những hạn chế cần biết khi không sử dụng tổng đài

Mô hình gọi trực tiếp qua IP phù hợp với nhu cầu cơ bản, nhưng không thay thế hoàn toàn tổng đài IP-PBX trong mọi trường hợp.

Khi số lượng điện thoại tăng lên, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quản lý địa chỉ đích và cấu hình từng thiết bị. Các tính năng như chuyển cuộc gọi, nhóm máy nhánh, lời chào tự động, hàng đợi cuộc gọi, ghi âm hoặc báo cáo tập trung có thể không khả dụng nếu điện thoại không hỗ trợ độc lập.

Ngoài ra, gọi trực tiếp qua IP không đồng nghĩa với việc các điện thoại tự động có số máy nhánh ngắn như 101, 102 hoặc 103. Những chức năng này phụ thuộc vào phương thức gọi và khả năng của thiết bị.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp cần quản lý nhiều máy nhánh, tiếp nhận cuộc gọi từ bên ngoài hoặc tổ chức cuộc gọi theo phòng ban, nên cân nhắc tổng đài IP-PBX để quản lý tập trung.

Lợi ích khi gọi điện thoại nội bộ không cần tổng đài

Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu

Một trong những ưu điểm đáng chú ý là doanh nghiệp có thể không cần mua thêm tổng đài IP-PBX khi chỉ có nhu cầu gọi trực tiếp giữa các điện thoại tương thích.

Với hệ thống quy mô nhỏ, việc sử dụng điện thoại Atcom D20 và switch Gigabit HASIVO S1100-10G có thể giúp giảm chi phí thiết bị, không gian lắp đặt và công việc cấu hình tổng đài.

Tuy nhiên, chi phí thực tế phụ thuộc vào số lượng điện thoại, thiết bị mạng hiện có, yêu cầu cấp nguồn và phương thức cấu hình cuộc gọi.

Gọi nội bộ miễn phí cước cuộc gọi

Các cuộc gọi được thực hiện trực tiếp trong mạng LAN không sử dụng dịch vụ thoại tính cước của nhà mạng, vì vậy không phát sinh cước cuộc gọi nội bộ theo từng phút.

Doanh nghiệp vẫn phải chi trả chi phí đầu tư thiết bị, điện năng, bảo trì và hạ tầng mạng. Nếu cuộc gọi đi qua dịch vụ SIP bên ngoài hoặc mạng điện thoại công cộng, cước phí có thể phát sinh theo dịch vụ sử dụng.

Tận dụng hạ tầng mạng LAN có sẵn

Nếu văn phòng đã có hệ thống mạng Ethernet, doanh nghiệp có thể tận dụng switch và hệ thống dây mạng phù hợp để kết nối điện thoại IP.

Switch Gigabit HASIVO S1100-10G giúp tập trung kết nối các thiết bị trong mạng LAN. Khi có thêm điện thoại, doanh nghiệp có thể bổ sung thiết bị theo số lượng cổng còn trống và khả năng đáp ứng của hệ thống.

Cần kiểm tra thông số thực tế của switch, đặc biệt số cổng, tốc độ kết nối và khả năng cấp nguồn PoE nếu cần.

Dễ dàng triển khai tại văn phòng nhỏ

Giải pháp gọi trực tiếp qua IP phù hợp với văn phòng có ít nhân viên, cửa hàng, phòng kỹ thuật hoặc các bộ phận cần liên lạc cơ bản.

Doanh nghiệp không cần xây dựng hệ thống tổng đài đầy đủ nếu nhu cầu chỉ là gọi trực tiếp giữa một số điện thoại tương thích trong cùng mạng nội bộ.

Hạn chế sự phức tạp trong quản lý hệ thống

Khi không sử dụng tổng đài, mô hình có thể đơn giản hơn do không cần quản lý máy chủ tổng đài và cấu hình các chức năng như phân phối cuộc gọi hoặc lời chào tự động.

Tuy vậy, mỗi điện thoại có thể cần được cấu hình địa chỉ IP đích hoặc các thông số gọi trực tiếp riêng. Khi số lượng thiết bị tăng lên, việc quản lý và thay đổi cấu hình có thể trở nên phức tạp hơn so với hệ thống tổng đài có số máy nhánh tập trung.

Lời kết

Giải pháp gọi điện thoại nội bộ miễn phí không cần tổng đài với điện thoại IP Atcom D20 (điện nguồn 100~240VAC) và Switch Gigabit HASIVO S1100-10G là phương án đáng cân nhắc cho các văn phòng nhỏ và doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc cơ bản trong mạng LAN.

Bằng cách kết nối các điện thoại vào cùng mạng nội bộ và cấu hình phương thức gọi trực tiếp được thiết bị hỗ trợ, doanh nghiệp có thể giảm chi phí đầu tư tổng đài chuyên dụng và không phải trả cước cho các cuộc gọi nội bộ trực tiếp trong mạng LAN.

Lựa chọn đúng mô hình theo quy mô sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, khai thác hiệu quả hạ tầng mạng và xây dựng hệ thống liên lạc nội bộ ổn định, dễ quản lý.