Lắp đặt tổng đài điện thoại không dây và có dây doanh nghiệp

Tổng đài điện thoại là một trong những hệ thống công nghệ thông tin quan trọng nhất của doanh nghiệp. Hệ thống tổng đài điện thoại cho phép các nhân viên thực hiện các cuộc gọi, hội nghị trực tuyến nội bộ miễn phí và gọi ngoại mạng cho khách hàng để thúc đẩy bán hàng, chăm sóc khách hàng thông qua đầu số Hotline thống nhất, nâng cao hiệu quả kinh doanh và nhận diện thương hiệu.

Việc lắp đặt hệ thống điện thoại doanh nghiệp phù hợp có thể nâng cao khả năng giao tiếp của văn phòng, công ty, khách sạn, resort, bệnh viện, trường học, nhà xưởng,.v.v. Nó có thể thay đổi cách các nhân viên kết nối với khách hàng và hợp lý hóa các hoạt động nội bộ.

Trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay, một hệ thống tổng đài điện thoại đáng tin cậy và hiệu quả không chỉ là một lựa chọn, mà còn là một nhu cầu thiết yếu để duy trì lợi thế cạnh tranh và đảm bảo hoạt động thông suốt.

1. Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Xác định nhu cầu kinh doanh là bước quan trọng đầu tiên trong việc thiết lập hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Hãy đánh giá các yếu tố như khối lượng cuộc gọi, nhu cầu về các tính năng như điện thoại bàn, thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi và hội nghị truyền hình, và liệu nhân viên có cần khả năng di động với điện thoại IP, điện thoại di động hay VoIP (Giao thức thoại qua Internet) hay không?.

1.1 Thông tin cơ bản

Hiện nay có 2 công nghệ tổng đài điện thoại được thi công lắp đặt dùng phổ biến trong các doanh nghiệp: IP-PBX/VoIP phát triển trong những năm gần đây với nhiều tính năng tiên tiến hơn và Analog-PABX truyền thống có giá thành rẻ hơn và ít tính năng hơn. Dù là công nghệ gì, thì thông tin ban đầu là vô cùng quan trọng bao gồm:

• Số lượng người dùng: sẽ quyết định số lượng máy điện thoại bàn và dung lượng tổng đài mà bạn sẽ đầu tư, có tính tới khả năng mở rộng cho tương lai gần.
• Hạ tầng mạng: cáp điện thoại Analog, hay dây cáp LAN hay Wi-Fi không dây sẽ quyết định bạn sẽ sử dụng máy điện thoại để bàn Wi-Fi hay điện thoại có dây Ethernet, có PoE hay không?
• Tìm nhà cung cấp trung kế SIPtrunk hoặc PSTN phù hợp: Các cuộc gọi kết nối với khách hàng ngoại mạng cần sử dụng SIPtrunk hoặc PSTN từ các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông diện rộng. Tùy từng địa điểm mà dịch vụ có thể khác nhau, bạn cần kiểm tra với một số nhà cung cấp dịch vụ viễn thông về điều này.
• Vị trí lắp đặt thiết bị: Tổng đài, điện thoại cần được lên kế hoạch về vị trí thi công lắp đặt để có thể chuẩn bị nguồn điện, dây mạng, giá rack và các vật tư phụ kiện khác.

1.2 Xác định các tính năng quan trọng

Khi thiết lập tổng đài điện thoại văn phòng, điều quan trọng là phải xác định các tính năng nâng cao khả năng giao tiếp trong doanh nghiệp. Hãy cân nhắc các chức năng như đường dây PSTN hay VoIP, hiển thị số gọi đến, chuyển tiếp cuộc gọi, điện thoại bàn, tai nghe VoIP, thư thoại, số điện thoại nội bộ, số điện bưu điện, hội nghị truyền hình và hàng đợi cuộc gọi.

1.4 Xác định số lượng đường dây điện thoại

Số lượng đường dây điện thoại phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, lượng cuộc gọi dự kiến và dự báo tăng trưởng. Các doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu với số lượng đường dây ít hơn và mở rộng quy mô khi cần thiết.

Hãy cân nhắc số lượng nhân viên cần đường dây trực tiếp và các khu vực chung như phòng họp và quầy lễ tân. Đảm bảo hệ thống tổng đài điện thoại có thể dễ dàng mở rộng quy mô và đáp ứng việc bổ sung thêm đường dây khi doanh nghiệp phát triển và nhu cầu gọi điện tăng lên.

2. Chọn thiết bị tổng đài và điện thoại

2.1. Tổng đài điện thoại IP-PBX/VoIP

Tổng đài điện thoại công nghệ mới IP/VoIP hiện nay đã được dùng phổ biến và cung cấp nhiều tính năng hiện đại hơn như lễ tân ảo, đàm thoại hội nghị, ghi âm cuộc gọi và dễ lắp đặt, có thể cấu hình tại chỗ hoặc từ xa qua mạng Internet.

Hơn thế nữa, với khả năng truyền âm thanh giọng nói trên nền tảng Internet, việc kết nối và tạo các cuộc đàm thoại nội bộ giữa các chi nhánh ở xa nhau hoàn toàn miễn phí, giúp các doanh nghiệp giảm tối đa cước phí điện thoại hàng tháng phải trả cho các nhà mạng.

2.1.1 Lắp đặt tổng đài điện thoại không dây Wifi

Mạng không dây Wifi hiện nay đã phổ biến tại các doanh nghiệp, lắp đặt tổng đài IP và điện thoại VoIP Wifi mang lại các lợi ích vượt trội như:

• Triển khai nhanh chóng cả hệ thống gồm tổng đài IP và số lượng lớn điện thoại VoIP Wifi.
• Không bị phụ thuộc vào dây mạng, dễ dàng tiếp cận các vị trí không thể chạy được dây mạng.
• Linh hoạt khi bố trí vị trí lắp đặt.
• Có thể thay đổi vị trí lắp đặt vào bất kỳ thời gian nào miễn là trong vùng phủ sóng Wifi.
• Tiết kiệm chi phí vật tư dây mạng, đầu nối RJ45, Switch mạng.
• Không mất công sức đục đẽo để chạy dây mạng.

Điện thoại VoIP Wifi dùng cho nhân viên có các tính năng phổ thông luôn cần số lượng lớn, hỗ trợ các tính năng căn bản, dễ sử dụng để thực hiện các cuộc gọi, đàm thoại dễ dàng thuận tiện.

• Điện thoại để bàn Wifi giá rẻ có băng tần đơn 2.4GHz gồm Atcom D2SW hoặc Atcom D3SW (màn hình màu) là những thiết bị tối ưu hóa chi phí đầu tư.
• Điện thoại bàn dòng trung cấp với thiết kế sang trọng  Atcom A20W /A20WAC (băng tần đơn 2.4GHz hoặc kép 2.4GHz/5GHz) là sự lựa chọn tốt nhất khi cần trang bị số lượng lớn nhân viên.
• Điện thoại để bàn cao cấp, đa chức năng Atcom A41W, A48WAC, A68WAC là giải pháp cho các vị trí làm việc bận rộn với cuộc gọi như Lễ tân, Thư ký, Giám đốc, Quản lý, giúp họ  thao tác sử dụng nhanh, truy cập danh bạ bộ nhớ lớn, hiển thị nhiều thông tin trên màn hình LCD lớn. Bên cạnh đó chúng cũng như có thể kết nối tới màn hình mở rộng để tăng thêm các phím bấm tắt, bộ nhớ và hiển thị thêm thông tin.

2.1.2 Lắp đặt tổng đài điện thoại để bàn dùng cáp Ethernet

Với doanh nghiệp có hạ tầng mạng LAN đã có sẵn dây CAT5/CAT6 với các đầu chờ RJ45 tại vị trí lắp đặt, điện thoại VoIP có dây là sự lựa chọn tốt nhất, đặc biệt việc lắp đặt trở lên đơn giản với PoE (cấp nguồn qua dây cáp Ethernet). Lợi ích khi lắp đặt điện thoại IP có dây:

• Giá thành mua điện thoại bàn VoIP có dây rẻ hơn loại Wifi.
• Tận dụng được hạ tầng mạng LAN có dây sẵn có.
• Có thể đơn giản hóa việc lắp đặt với hạ tầng mạng LAN dùng Switch PoE.
• Có thể chia sẻ đường truyền với máy tính PC.

Điện thoại IP Phone dùng cho nhân viên có các tính năng phổ thông, hỗ trợ họ thực hiện các cuộc gọi, đàm thoại dễ dàng thuận tiện. IP Phone Atcom D20, D21 (PoE), D32, D33 (PoE), D38 (GE, PoE) A10, A11 (PoE), A16 (GE), A21 (PoE) hỗ trợ giao diện mạng 10/100Mbps hoặc Gigabit, là sự lựa chọn tốt nhất khi cần trang bị số lượng lớn nhân viên.

Với các vị trí làm việc bận rộn với các cuộc gọi như lễ tân, thư ký, giám đốc, điện thoại để bàn đa chức năng Atcom A41, A48, A68 là giải pháp cho họ có thể tối ưu được các thao tác sử dụng nhanh, truy cập danh bạ bộ nhớ lớn, hiển thị nhiều thông tin trên màn hình LCD lớn, cũng như có thể kết nối tới màn hình mở rộng để tăng thêm các phím bấm tắt, bộ nhớ và hiển thị thêm thông tin.

2.1.3 Lắp đặt mạng Hybrid có dây và không dây Wifi

2.1.4 Tổng đài nội bộ IP-PBX /VoIP

Tổng đài Internet IPX hiện đại đã được trang bị sẵn các tính năng lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi, cuộc gọi chờ, .. và các giao diện kết nối Ethernet.

Người dùng cần quan tâm tới số lượng SIP máy nhánh đủ cho số lượng nhân viên cần sử dụng và kết nối ra mạng ngoài SIPTrunk hoặc PSTN. Tổng đài IP có thể dùng cho mạng không dây Wifi và có dây.

• UC200-15: đáp ứng tối đa 60 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-330: đáp ứng tối đa 30 máy nhánh/15 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-1100: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/50 cuộc gọi đồng thời, hỗ trợ trung kế Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 400h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-1102: đáp ứng tối đa 100 máy nhánh/50 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 2 FXO (2 số bưu điện PSTN) và Siptrunks. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 400h, đàm thoại hội nghị, ….
• UC200-30: đáp ứng tối đa 120 máy nhánh/30 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• IPX-2200: đáp ứng tối đa 200 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn Siptrunk và 2 khe cắm chờ cho FXO/E1. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….
• UC200-60: đáp ứng tối đa 300 máy nhánh/60 cuộc gọi đồng thời, trang bị sẵn 4 FXO (2 số bưu điện CO-PSTN), hỗ trợ Siptrunks và có sẵn 2 giao diện FXS cho máy lẻ Analog. Tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi 150h, đàm thoại hội nghị, ….

2.1.5 Lợi ích vượt trội khi lắp đặt tổng đài điện thoại IP/VoIP

Thoại qua IP (Voice over IP), được biết đến rộng rãi hơn là VoIP, là thế hệ mới nhất tổng đài điện thoại chuyên dùng cho các doanh nghiệp phục vụ cho kinh doanh. Lắp đặt tổng đài nội bộ và điện thoại VoIP cho doanh nghiệp cung cấp những lợi thế chính vượt trội:

• Lễ tân ảo: Hệ thống tổng đài điện thoại sẽ tự động trả lời khi khách hàng liên hệ tới công ty với lời chào trân trọng, hướng dẫn khách hàng cách mà họ muốn tiếp tục như liên hệ tới người chuyên trách hoặc kết nối tới quản trị viên.
• Ghi âm cuộc gọi: giúp doanh nghiệp có thể nghe lại nội dung trao đổi giữa khách hàng và nhân viên, giúp cải tiến, nâng cao kỹ năng giao tiếp của họ.
• Chuyển tiếp cuộc gọi: doanh nghiệp có thể chuyển tiếp tới 1 số máy hotline cho người chuyên trách khi ngoài giờ làm việc hành chính, hoặc người trực máy bận việc khác không thể trả lời. Điều này giúp doanh nghiệp luôn duy trì được đường dây liên lạc, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và chất lượng dịch vụ.
• Miễn phí cước gọi nội bộ giữa các chi nhánh, không giới hạn địa lý: VoIP sử dụng kết nối internet / băng thông rộng để thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại. Điều này làm giảm đáng kể chi phí vận hành doanh nghiệp bằng cách loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều đường dây điện thoại riêng lẻ và dịch vụ cước đường dài của nhà mạng.
• Chất lượng âm thoại cao: Hệ thống điện thoại VoIP cung cấp cho người dùng giọng nói HD sử dụng kết nối internet, với âm thanh rõ ràng, sắc nét và loại bỏ nhiễu đường dây.
• Linh hoạt: VoIP có thể được điều chỉnh theo nhu cầu quy mô nhân sự của doanh nghiệp, dễ dàng lắp đặt, triển khai nhanh chóng trên hạ tầng mạng.
• Độ tin cậy cao, hoạt động ổn định: VoIP đã được phát triển trong nhiều năm và đã được nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới áp dụng và không ngừng phát triển, khiến nó trở thành một trong những công nghệ điện thoại đáng tin cậy nhất và là giải pháp lý tưởng để thay thế hệ thống tổng đài điện thoại PABX Analog đã dần ngừng sản xuất.
• Dễ dàng mở rộng, nâng cấp: Vì hệ thống điện thoại VoIP sử dụng internet cho các cuộc gọi nên việc thêm người dùng mới rất dễ dàng. Bạn chỉ cần thêm lắp đặt thêm điện thoại để bàn IP, do vậy VoIP có thể mở rộng quy mô để đáp ứng các yêu cầu hiện tại và tương lai của bạn.
• Tính di động: VoIP là cho phép các doanh nghiệp trở nên di động và cơ động hơn. Bằng cách sử dụng mạng VoIP – bạn có thể cho phép người dùng di động cũng như người dùng tại bàn kết nối với hệ thống điện thoại của bạn, không phụ thuộc vào vị trí lắp đặt, chỉ cần có đường truyền internet ổn định. Do vậy bạn có thể làm việc tại bất kỳ chi nhánh nào, làm việc tại nhà (Work from Home) hoặc đang di chuyển, mà vẫn cùng các đồng nghiệp trao đổi, họp hành như đang gặp mặt trực tiếp.
• Dễ dàng di chuyển: doanh nghiệp có thể chuyển cả hệ thống tổng đài điện thoại sang văn phòng mới mà không cần phải chạy 1 đường dây riêng và sử dụng tới kỹ thuật IT chuyên nghiệp để lắp đặt, cài đặt lại. Đặc biệt dễ dàng di chuyển với hệ thống tổng đài điện thoại không dây Wifi, doanh nghiệp chỉ cần quan tâm tới trí vị trí đặt máy điện thoại.

2. Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ PABX-ANALOG

Dien thoại IKE885-2 vs tong dai PABX IKE

Tổng đài điện thoại Analog vẫn được một số doanh nghiệp có nhu cầu lắp đặt do đã có sẵn hạ tầng dây cáp điện thoại và đáp ứng được yêu cầu liên lạc. Bên cạnh đó tổng đài PABX thế hệ mới đã có những cải tiến vượt bậc về các tính năng (DISA, khả năng mở rộng thêm giao diện FXO/FXS dễ dàng bằng Card, cài đặt bằng máy tính PC.v.v.) khi cần bổ sung thêm nhân viên.

Các thiết bị tổng đài PABX, điện thoại để bàn Analog có giá mua khá rẻ. Điều này làm cho việc đầu tư cả hệ thống tổng đài điện thoại trở nên rẻ hơn mà vẫn có sự linh hoạt khi có thể tự mở rộng hệ thống trong tương lai.

2.1 Tổng đài nội bộ Analog-PABX

Tổng đài Analog-PABX vẫn là hệ thống liên lạc được sử dụng rộng rãi trong các văn phòng, khách sạn và nhà máy hiện nay. Nó cung cấp nhiều đường dây kết nối tới điện thoại để bàn để nghe gọi nội bộ, đồng thời cung cấp nhiều đường dây PSTN bên ngoài cho các cuộc gọi ngoại mạng.

Đối với khách sạn, các tính năng DISA (Phản hồi bằng giọng nói tương tác), Billing (tính cước cuộc gọi), thống kê cuộc gọi, nhạc chờ,… là những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng và được trang bị sẵn trên các dòng tổng đài cỡ lớn này.

• Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
• Tổng đài nội bộ IKE TC-840DKW/TC-2000DKW: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
• Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…

2.2 Điện thoại để bàn Analog

Điện thoại để bàn là phương tiện giúp nhân viên trao đổi thông tin nội bộ trong doanh nghiệp và ngoại mạng với khách hàng. Những thiết bị liên lạc truyền thống này trong văn phòng có thể giúp đảm bảo rằng các tương tác đàm thoại rõ ràng, không bị gián đoạn và hiệu quả.

Điện thoại để bàn IKE885 và IKE PA105 là điện thoại cố định Analog có những tính năng cơ bản, dễ sử dụng cho người dùng phổ thông trong các văn phòng doanh nghiệp, công ty, khách sạn, bệnh viện, trường học,… Điện thoại bàn Analog IKE tích hợp kèm màn hình LCD hiển thị thông tin ID người gọi, quay số và thời gian.

Bàn phím thiết kế dễ thao tác cùng các phím bấm tắt tiện dụng, điện thoại cố định để bàn IKE885 phù hợp với trang bị hàng loạt cho nhân viên. Điện thoại IKE có thế lắp đặt để bàn hoặc treo tường, tương thích với tất cả các tổng đài PABX phổ thông có trên thị trường.

2.3 Điện thoại Analog treo tường IKE PA047C

Điện thoại cố đinh Analog PA047C là giải pháp thiết bị liên lạc tại các không gian lắp đặt chật hẹp như hành lang, ban công, khu vực công cộng, khu vực thang máy, phòng tắm khách sạn, resort,… mà vẫn đạt được hiệu quả hoạt động và kinh doanh.

Thiết bị liên lạc đáng tin cậy này mang đến chất lượng âm thanh vượt trội, dễ sử dụng với người dùng phổ thông. Thiết kế sáng tạo, điện thoại Analog IKE PA047C có thể tùy chỉnh để trên bàn hoặc treo tường, đáp ứng mọi yêu cầu và cung cấp tính năng đàm thoại giao tiếp. 

2.4 Điện thoại để bàn chuyên dùng cho các phòng khách sạn, resort

Điện thoại khách sạn Analog với phím bấm gọi nhanh tới các dịch vụ nổi bật của khách sạn, mặt nạ có thể in hoặc dán logo thương hiệu.

Điện thoại khách sạn có các tính năng nghe gọi cơ bản, loa song công cho chất lượng đàm thoại chất lượng cao và dễ sử dụng.

Dịch vụ lắp đặt tổng đài điện thoại

Chúng tôi đã giúp hàng trăm doanh nghiệp lựa chọn và triển khai lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại, kết hợp các yêu cầu kinh doanh cụ thể với các thiết bị phù hợp, cân bằng nhu cầu hiện tại với dự báo tăng trưởng, đảm bảo chi phí tối ưu và tăng tính linh hoạt để mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và báo giá về các tùy chọn phù hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

Quý khách  xin vui lòng liên hệ:

TP HCM: Tầng 18, toà nhà Indochina Park Tower, 4 Nguyễn Đình Chiểu, P. Dakao, Q1, TP HCM

Hotline:0818813311

Hà Nội: Địa chỉ: Tầng 5, tòa nhà Hanoi Group, 445 Đội Cấn, P.Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội.
Hotline:0886019955