Trong thời đại chuyển đổi số, hệ thống liên lạc nội bộ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp. Từ văn phòng, khách sạn, resort đến trường học, bệnh viện và nhà xưởng, nhu cầu trao đổi thông tin nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và dễ dàng mở rộng ngày càng trở nên cần thiết.
Tổng đài IP giá rẻ là giải pháp liên lạc sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol), cho phép truyền tải cuộc gọi thoại thông qua mạng LAN hoặc Internet thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống đường dây điện thoại truyền thống. Tùy mô hình triển khai, doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài IP phần cứng, tổng đài IP phần mềm hoặc dịch vụ tổng đài IP trên nền tảng đám mây.
Với hệ thống tổng đài IP và các điện thoại IP giá rẻ, nhân viên có thể gọi điện nội bộ giữa các phòng ban, bộ phận lễ tân có thể liên lạc với các bộ phận dịch vụ, còn nhân viên kỹ thuật có thể trao đổi thông tin với phòng điều hành mà không cần gọi qua mạng điện thoại công cộng cho từng cuộc gọi nội bộ.
Đặc biệt, khi tận dụng hạ tầng mạng LAN sẵn có và lựa chọn thiết bị phù hợp, doanh nghiệp có thể triển khai tổng đài IP với chi phí đầu tư hợp lý, hạn chế việc đi dây điện thoại riêng và thuận tiện nâng cấp khi quy mô hoạt động tăng lên.
Tổng đài IP sử dụng công nghệ chuyển mạch gói trên nền tảng giao thức IP (Internet Protocol), giúp người dùng kết nối cuộc gọi nội bộ và gọi ra ngoài qua trung kế PSTN, GSM, SIPtrunks bằng việc sử dụng các loại điện thoại VoIP qua mạng Internet không giới hạn về khoảng cách và miễn phí cước gọi nội bộ.
Với việc hoạt động trên nền tảng internet, tổng đài IP-PBX có thể thực hiện kết nối không giới hạn tới các điện thoại VoIP đặt tại nhiều chi nhánh có địa lý khác nhau, vượt trội so với tổng đài analog, chỉ hoạt động giới hạn tại 1 điểm do giới hạn về công nghệ.

Tổng đài IP được tích hợp sẵn hàng loạt các tính năng ưu việt miễn phí, như lời chào, ghi âm cuộc gọi, voice mail, quản lý cuộc gọi, đàm thoại hội nghị. Dưới đây là một số dòng tổng đài VoIP giá rẻ điển hình, đáp ứng với các tiêu chí của bài viết như sau:
Doanh nghiệp nhỏ luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong nền kinh tế, và nhu cầu trang bị tổng đài IP mini giá rẻ cho các văn phòng, chi nhánh nhỏ luôn nhận được sự quan tâm rất lớn cho phân khúc này. Tổng đài PLANET IPX-330 từ hãng nổi tiếng PLANET, sản xuất tại Taiwan, là dòng tổng đài VoIP đáp ứng tối đa tới 30 nhân viên. PLANET IPX-330 hỗ trợ sẵn các trung kế SIPtrunk (VoIP) và 2 CO-Line (PSTN), linh hoạt khi kết nối tới hạ tầng của các nhà cung cấp viễn thông.
PLANET IPX-2200 là dòng tổng đài cỡ vừa và lớn, có hiệu năng cao, đáp ứng tối đa tới 200 user và có sẵn 60 SIPtrunks, Bên cạnh đó, PLANET IPX-2200 còn cho khả năng linh hoạt mua thêm các module khi cần kết nối nhiều loại trung kế: GSM, PSTN qua khe cắm mở rộng.
PLANET IPX-2200 phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và lớn như trường học, khách sạn, resort, ngân hàng,.v.v.
Tổng đài IP OpenVox UC501 series, giá rẻ, hiệu năng cao, hỗ trợ số lượng user “khủng” mà không cần lo lắng tới việc nâng cấp trong tương lai.
OpenVox UC501 có thiết kế kiểu module mở rộng cho các khe cắm FXO, tối đa tới 8 CO-line. Đây là một ưu điểm rất lớn để giảm chi phí cho người dùng khi chỉ có nhu cầu dùng VoIP thuần túy, kết nối tới SIPtrunks của nhà cung cấp dịch vụ.
Tổng đài IP có thể triển khai cho doanh nghiệp nhỏ, văn phòng vừa và lớn, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện, nhà máy và nhiều mô hình kinh doanh khác.
Tùy nhu cầu sử dụng, hệ thống có thể bao gồm tổng đài IP, điện thoại IP để bàn, điện thoại IP Wi-Fi, máy tính cài phần mềm điện thoại hoặc các thiết bị đầu cuối tương thích.
Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp dựa trên số lượng người dùng, số cuộc gọi đồng thời, nhu cầu gọi ra ngoài, khả năng quản lý và ngân sách đầu tư. Một hệ thống giá rẻ nhưng đáp ứng đúng nhu cầu thực tế sẽ hiệu quả hơn việc đầu tư thiết bị có quá nhiều tính năng không cần thiết.
Văn phòng là mô hình ứng dụng phổ biến của tổng đài IP. Trong một doanh nghiệp, nhân viên kinh doanh, kế toán, nhân sự, kỹ thuật và ban giám đốc thường xuyên cần trao đổi thông tin với nhau.
Hệ thống tổng đài IP cho phép thiết lập số máy nhánh riêng cho từng nhân viên hoặc phòng ban. Nhân viên có thể gọi nội bộ bằng số máy nhánh, chuyển cuộc gọi đến người phụ trách và liên lạc với khách hàng thông qua các đường gọi ra ngoài được cấu hình.
Mô hình triển khai cơ bản gồm tổng đài IP kết nối vào mạng LAN, switch mạng và các điện thoại IP đặt tại bàn làm việc. Nếu doanh nghiệp sử dụng điện thoại IP Wi-Fi tương thích, có thể bố trí thiết bị tại những vị trí khó đi dây mạng, với điều kiện vùng phủ sóng và chất lượng Wi-Fi đáp ứng yêu cầu thoại.
Lợi ích nổi bật:
Khách sạn có nhiều bộ phận cần liên lạc thường xuyên như lễ tân, buồng phòng, nhà hàng, kỹ thuật, bảo vệ và quản lý.
Tổng đài IP giúp kết nối các bộ phận này trên một hệ thống liên lạc thống nhất. Lễ tân có thể gọi đến bộ phận buồng phòng để yêu cầu chuẩn bị phòng, liên hệ kỹ thuật khi có sự cố hoặc chuyển cuộc gọi của khách đến bộ phận phụ trách.
Tại các khách sạn có nhiều phòng nghỉ, hệ thống có thể bố trí điện thoại tại phòng khách, quầy lễ tân, văn phòng quản lý và các khu vực dịch vụ. Nếu cần tích hợp với phần mềm quản lý khách sạn (PMS), doanh nghiệp cần lựa chọn tổng đài và giải pháp phần mềm hỗ trợ giao tiếp tương thích.
Lợi ích nổi bật:
Resort thường có nhiều khu vực chức năng như khu biệt thự, phòng nghỉ, nhà hàng, spa, hồ bơi, khu vui chơi và văn phòng điều hành. Khoảng cách giữa các khu vực có thể khá lớn, khiến việc liên lạc trở nên khó khăn nếu không có hệ thống phù hợp.
Tổng đài IP có thể kết nối các điện thoại qua mạng LAN hoặc hạ tầng mạng liên kết giữa những khu vực trong khu nghỉ dưỡng. Đối với các tòa nhà cách xa nhau, có thể sử dụng kết nối cáp quang hoặc hạ tầng mạng phù hợp để bảo đảm chất lượng liên lạc.
Nhân viên lễ tân có thể gọi đến các bộ phận dịch vụ, nhân viên kỹ thuật có thể liên lạc với phòng điều hành và khách lưu trú có thể gọi đến những số dịch vụ đã được cấu hình.
Lợi ích nổi bật:
Trường học có nhiều khu vực cần liên lạc như ban giám hiệu, phòng giáo vụ, văn phòng hành chính, phòng giáo viên, phòng thiết bị, thư viện và bộ phận bảo vệ.
Hệ thống tổng đài IP cho phép mỗi phòng ban sử dụng số máy nhánh riêng để liên lạc nhanh chóng. Nhân viên văn phòng có thể gọi đến phòng giáo viên, bộ phận thiết bị hoặc ban quản lý mà không phải sử dụng điện thoại cá nhân.
Đối với trường có nhiều tòa nhà, hệ thống có thể kết nối qua hạ tầng mạng nội bộ hoặc đường truyền liên kết giữa các cơ sở. Cần thiết kế phân quyền và bảo mật phù hợp với môi trường giáo dục.
Lợi ích nổi bật:
Bệnh viện và phòng khám có nhu cầu liên lạc thường xuyên giữa quầy tiếp đón, phòng khám, khoa điều trị, phòng xét nghiệm, bộ phận hành chính và phòng kỹ thuật.
Tổng đài IP hỗ trợ kết nối các bộ phận thông qua số máy nhánh, giúp nhân viên chuyển thông tin và phối hợp xử lý công việc thuận tiện hơn.
Tại khu vực tiếp đón, nhân viên có thể liên hệ với các bộ phận liên quan khi cần hỗ trợ người bệnh. Bộ phận kỹ thuật cũng có thể liên lạc với phòng quản lý để tiếp nhận yêu cầu xử lý sự cố.
Khi triển khai, cần chú trọng bảo mật, phân quyền truy cập và quy trình sử dụng điện thoại tại những khu vực có yêu cầu đặc biệt về quyền riêng tư hoặc an toàn thiết bị y tế.
Lợi ích nổi bật:
Nhà xưởng và nhà máy thường có khu vực sản xuất, kho hàng, phòng kỹ thuật, văn phòng điều hành, bộ phận xuất nhập hàng và phòng bảo vệ. Việc trao đổi thông tin nhanh chóng giữa các khu vực giúp nâng cao hiệu quả vận hành.
Tổng đài IP có thể kết nối điện thoại tại phòng điều hành, bàn làm việc, kho hàng và những khu vực được trang bị hạ tầng mạng phù hợp.
Đối với nhà xưởng rộng, doanh nghiệp cần khảo sát tuyến cáp, môi trường hoạt động và vùng phủ sóng Wi-Fi nếu sử dụng điện thoại không dây. Những khu vực có tiếng ồn cao cũng cần lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp để bảo đảm khả năng nghe gọi.
Lợi ích nổi bật:
Đây là thành phần quản lý cuộc gọi và máy nhánh của hệ thống. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổng đài IP phần cứng, tổng đài phần mềm hoặc dịch vụ tổng đài đám mây tùy ngân sách và yêu cầu vận hành.
Khi chọn thiết bị, cần kiểm tra số lượng máy nhánh hỗ trợ, số cuộc gọi đồng thời, giao thức tương thích, khả năng kết nối đường gọi ra ngoài và các tính năng quản lý cần thiết.
Điện thoại IP để bàn phù hợp với các vị trí cố định như quầy lễ tân, bàn nhân viên và phòng điều hành.
Điện thoại IP Wi-Fi phù hợp với những vị trí cần linh hoạt hoặc khó triển khai cáp mạng đến từng bàn. Tuy nhiên, cần bảo đảm thiết bị tương thích với tổng đài và mạng Wi-Fi có chất lượng ổn định.
Ngoài ra, một số hệ thống có thể sử dụng phần mềm điện thoại trên máy tính hoặc điện thoại thông minh, tùy chính sách bảo mật và nhu cầu thực tế.
Switch mạng kết nối tổng đài IP, điện thoại IP và các thiết bị mạng liên quan. Với điện thoại hỗ trợ PoE, switch PoE có thể cấp nguồn và truyền dữ liệu qua cùng một dây mạng nếu đáp ứng đúng tiêu chuẩn và công suất.
Cáp mạng cần được thi công đúng kỹ thuật, có đánh dấu hai đầu và được kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng.
Router kết nối mạng nội bộ với Internet khi doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ thoại qua Internet hoặc kết nối các địa điểm từ xa.
Nếu có nhu cầu gọi ra số điện thoại công cộng, doanh nghiệp cần cấu hình dịch vụ SIP trunk hoặc đường kết nối thoại phù hợp với nhà cung cấp. Không nên mặc định rằng chỉ cần tổng đài IP và mạng LAN là có thể gọi miễn phí đến mọi số điện thoại bên ngoài.
Máy tính có thể được sử dụng để truy cập giao diện quản trị, cấu hình số máy nhánh, thiết lập quyền gọi và kiểm tra trạng thái hệ thống nếu tổng đài hỗ trợ giao diện quản lý trên máy tính.

Trước tiên, cần xác định số lượng nhân viên, số máy nhánh, số cuộc gọi đồng thời và nhu cầu gọi ra ngoài. Đồng thời, xác định những vị trí cần điện thoại có dây, điện thoại Wi-Fi hoặc phần mềm điện thoại.
Việc khảo sát giúp lựa chọn tổng đài và thiết bị phù hợp, tránh đầu tư dư thừa hoặc thiếu dung lượng khi đưa hệ thống vào sử dụng.
Một mô hình cơ bản gồm tổng đài IP kết nối với switch mạng LAN, các điện thoại IP kết nối vào switch và máy tính quản trị truy cập giao diện cấu hình.
Với hệ thống sử dụng điện thoại Wi-Fi, điện thoại sẽ kết nối qua điểm truy cập không dây tương thích. Với văn phòng hoặc cơ sở có nhiều tòa nhà, cần thiết kế kết nối mạng giữa các khu vực và tính toán băng thông phù hợp.
Đặt tổng đài tại vị trí thông thoáng, an toàn và có nguồn điện ổn định. Kết nối tổng đài với mạng LAN, lắp đặt switch và đấu nối điện thoại IP theo sơ đồ thiết kế.
Đối với điện thoại IP hỗ trợ PoE, kiểm tra khả năng tương thích và ngân sách công suất của switch trước khi cấp nguồn.
Truy cập giao diện quản trị tổng đài để tạo tài khoản máy nhánh, thiết lập số nội bộ và đăng ký các điện thoại IP.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể quy hoạch nhóm số riêng cho lễ tân, kế toán, kinh doanh, kỹ thuật và ban giám đốc. Cách đánh số nên đơn giản, dễ nhớ và phù hợp với quy mô sử dụng.
Thiết lập quyền gọi nội bộ, quyền gọi ra ngoài, chuyển cuộc gọi và các tính năng khác theo nhu cầu. Nếu sử dụng dịch vụ SIP trunk, cần cấu hình thông số do nhà cung cấp dịch vụ cung cấp.
Đồng thời, nên thay đổi mật khẩu mặc định, giới hạn truy cập quản trị, cập nhật phần mềm và cấu hình các biện pháp bảo vệ tài khoản để giảm nguy cơ bị lợi dụng gọi trái phép.
Thực hiện gọi thử giữa các máy nhánh, kiểm tra chất lượng âm thanh, khả năng chuyển cuộc gọi và hoạt động của đường gọi ra ngoài nếu có.
Với điện thoại Wi-Fi, cần kiểm tra vùng phủ sóng và chất lượng cuộc gọi tại các vị trí sử dụng thực tế. Sau khi nghiệm thu, bàn giao sơ đồ kết nối và hướng dẫn quản trị cho người phụ trách.
Tổng đài IP có thể tận dụng hạ tầng mạng LAN sẵn có, giảm nhu cầu triển khai đường dây điện thoại riêng và giúp doanh nghiệp lựa chọn cấu hình phù hợp với ngân sách.
Tổng chi phí thực tế còn phụ thuộc vào số lượng điện thoại, switch, thiết bị cấp nguồn, giấy phép phần mềm, dịch vụ gọi ra ngoài và chi phí triển khai.
Các cuộc gọi giữa những máy nhánh trong cùng hệ thống thường không phát sinh cước điện thoại công cộng. Đây là lợi thế đối với doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc nhiều nhân viên thường xuyên trao đổi thông tin.
Tuy nhiên, các cuộc gọi ra mạng điện thoại công cộng hoặc sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp vẫn có thể phát sinh phí theo gói dịch vụ.
Người quản trị có thể quản lý số máy nhánh, phân quyền gọi và cấu hình các tính năng trên hệ thống tổng đài, giúp giảm thao tác thủ công khi thay đổi nhân sự hoặc vị trí làm việc.
Khi doanh nghiệp tuyển thêm nhân viên, mở rộng văn phòng hoặc bổ sung khu vực hoạt động, hệ thống có thể được mở rộng nếu tổng đài, hạ tầng mạng và giấy phép sử dụng đáp ứng nhu cầu mới.
Một số hệ thống tổng đài IP hỗ trợ điện thoại phần mềm, điện thoại IP Wi-Fi hoặc kết nối từ xa thông qua Internet. Nhờ đó, nhân viên có thể liên lạc thuận tiện hơn khi làm việc ở nhiều vị trí, với điều kiện hệ thống được cấu hình bảo mật và tương thích.
Hệ thống tổng đài giúp doanh nghiệp tổ chức liên lạc theo phòng ban, xử lý cuộc gọi có quy trình và hỗ trợ phục vụ khách hàng tốt hơn. Đối với khách sạn, bệnh viện, trường học và doanh nghiệp dịch vụ, đây là một phần quan trọng trong hạ tầng giao tiếp nội bộ.
Tổng đài IP giá rẻ là giải pháp liên lạc phù hợp cho nhiều mô hình doanh nghiệp, từ văn phòng, khách sạn, resort đến trường học, bệnh viện và nhà xưởng. Với khả năng sử dụng mạng LAN, hỗ trợ nhiều loại điện thoại đầu cuối và quản lý máy nhánh tập trung, hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức liên lạc hiệu quả mà vẫn kiểm soát được chi phí đầu tư.
Để lựa chọn giải pháp phù hợp, doanh nghiệp nên xác định rõ số lượng người dùng, nhu cầu gọi nội bộ, nhu cầu gọi ra ngoài và khả năng tận dụng hạ tầng mạng hiện có. Một hệ thống được thiết kế đúng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thuận tiện quản lý và dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
Nếu cần triển khai tổng đài IP cho văn phòng, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện hoặc nhà xưởng, nên khảo sát thực tế để lựa chọn thiết bị, phương án kết nối và cấu hình phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Bình luận trên Facebook