Giải pháp phòng họp thông minh

Bất kể quy mô công ty và phong cách kinh doanh, các cuộc họp vẫn đóng vai trò thiết yếu vì nhiều lý do, bao gồm cả việc hợp tác và ra quyết định thành công. Cách thức truyền thống là tập hợp mọi người trong phòng họp không còn phù hợp với môi trường làm việc nhanh ngày nay, đặc biệt là đối với các nhóm làm việc từ xa về khả năng truy cập, hiệu quả và kết nối. Và đó là lúc phòng họp thông minh ra đời, mang đến công nghệ tiên tiến và các thiết bị thông minh, tạo nên cuộc cách mạng trong các cuộc họp.

Phòng họp thông minh là gì?

Phòng họp thông minh, một chuẩn mực mới đang được sử dụng rộng rãi tại các công ty trên toàn thế giới, được trang bị công nghệ họp thông minh kết hợp phần cứng và phần mềm để mang đến trải nghiệm họp hiệu quả cao cho tất cả người tham gia, bất kể họ ở đâu.

Loại hình phòng họp thông minh này lý tưởng cho các công ty làm việc kết hợp với các nhóm làm việc từ xa hoặc văn phòng ở nhiều địa điểm khác nhau, vì nó cho phép tất cả các thành viên trong nhóm cộng tác hiệu quả thông qua công nghệ họp thông minh, bất kể họ đang ở văn phòng hay đi công tác, hay làm việc tại nhà.

Các tính năng của công nghệ họp thông minh

Tiện ích hội nghị truyền hình

Trước hết, một phòng họp thông minh chỉ có thể hoạt động với tiện ích hội nghị truyền hình. Với các tính năng lên lịch, mời và bắt đầu/kết thúc cuộc họp đơn giản, công nghệ họp thông minh tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp suôn sẻ với nhân viên của bạn trên toàn thế giới. Tất cả nhân viên nên sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình, ngay cả khi họ không thể có mặt trực tiếp trong phòng họp, bởi vì công nghệ họp thông minh giúp mọi người luôn cập nhật thông tin và làm việc hiệu quả hơn. Một số phần mềm phòng họp thông minh phổ biến là Google Meet, Zoom và Microsoft Teams.

Camera hội nghị truyền hình

Truy cập vào camera hội nghị truyền hình là một thiết bị tiêu chuẩn trong các phòng họp thông minh vì nó cho phép các nhóm làm việc từ xa và kết hợp tổ chức các cuộc họp ảo một cách liền mạch. Các camera này được kết nối với máy tính, màn hình và TV màn hình lớn để hiển thị video trực tiếp cuộc họp đang diễn ra. Tuy nhiên, một webcam cơ bản sẽ không đủ đáp ứng nhu cầu vì nhiều công cụ video tiên tiến đã cải thiện trải nghiệm hội nghị truyền hình.

Bảng trắng

Bảng trắng là vật dụng thiết yếu trong bất kỳ văn phòng nào. Chúng cho phép thể hiện trực quan buổi thảo luận nhóm hoặc quy trình làm việc và chia sẻ ý tưởng. Phòng họp thông minh thường sử dụng bảng trắng để giúp các cuộc họp hiệu quả hơn cho nhân viên làm việc từ xa. Nhờ đó, ngay cả khi không thể tham dự trực tiếp tại văn phòng, họ vẫn có thể tìm hiểu nội dung cuộc họp thông qua công nghệ họp thông minh và bảng trắng được sử dụng trong suốt cuộc họp.

Hệ thống âm thanh sống động

Phòng họp thông minh cũng bao gồm hệ thống âm thanh sống động bổ sung cho hình ảnh để tất cả người tham dự đều có thể nghe và tham gia vào cuộc trò chuyện một cách liền mạch. Đảm bảo chất lượng âm thanh tuyệt hảo và âm thanh sống động, công nghệ họp thông minh tạo ra trải nghiệm họp hấp dẫn và hiệu quả hơn cho bất kỳ ai, bất kể địa điểm.

Các thiết bị cần có cho phòng họp thông minh

Thông thường, một phòng họp thông minh cung cấp những tiện ích cần thiết để bạn và nhóm của bạn làm việc hiệu quả, nhưng mỗi công nghệ họp thông minh đều phải có một vài tiện ích sau:

• Hội nghị truyền hình (phần mềm)
• Camera hội nghị
• Bảng trắng
• Internet tốc độ cao
• Hỗ trợ kỹ thuật
• Hội nghị truyền hình
• Màn hình LCD thông minh

Một số lợi ích của phòng họp thông minh

Năng suất cao hơn

Phòng họp thông minh đã cách mạng hóa việc thiết lập cuộc họp bằng cách giúp nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm tiết kiệm thời gian di chuyển đến nhiều địa điểm khác nhau để gặp gỡ tất cả nhân viên. Thay vì lãng phí thời gian di chuyển bằng phương tiện công cộng và chi hàng trăm đô la cho vé máy bay và tàu hỏa, mọi người có thể làm việc hiệu quả hơn bằng cách cộng tác thông qua phòng họp thông minh.

Tuyệt vời cho nhân viên làm việc kết hợp và từ xa

Mặc dù hình thức làm việc kết hợp có nhiều lợi thế, nhưng nó cũng đi kèm với một vài thách thức. Ví dụ, việc giao tiếp với mọi người mà không cần tập trung tất cả tại văn phòng. Tuy nhiên, nhờ có phòng họp thông minh, các cuộc họp kết hợp, bao gồm cả nhân viên làm việc tại văn phòng và từ xa, có thể được thiết lập bằng công nghệ họp thông minh trong phòng họp thông minh.

Cuộc họp được ghi âm

Một số phòng họp thông minh cho phép bạn ghi âm các cuộc họp và chia sẻ chúng với những người khác không thể tham gia ngay từ đầu. Hãy quên việc đọc ghi chú cuộc họp và hỏi mọi người về những gì đã xảy ra; nhân viên vắng mặt có thể nghe lại bản ghi cuộc họp thông qua công nghệ phòng họp thông minh.

Tham gia đầy đủ

Với Camera hội nghị trong phòng họp thông minh, bạn có thể đảm bảo rằng mọi cá nhân trong cuộc họp đều cảm thấy được quan tâm. Một số phòng họp thông minh được trang bị nhiều camera để ghi hình những người phát biểu trong môi trường làm việc kết hợp, giúp không ai cũng có thể thể hiện sáng kiến và quan điểm để đóng góp cho cuộc họp.

Tăng cường sự tương tác

Tỷ lệ tham gia cuộc họp thường thấp khi nhân viên buộc phải nghe một bài phát biểu dài qua loa. Ngược lại, phòng họp thông minh với bảng trắng tương tác và khả năng đa phương tiện sẽ thúc đẩy sự tương tác của nhân viên. Nhanh chóng thảo luận với những người tham gia khác, đưa ra ý tưởng mới và truyền đạt thông tin rõ ràng thông qua đổi mới họp thông minh.

Các câu hỏi thường gặp

 

Hội nghị truyền hình thông minh là gì?

Hệ thống hội nghị truyền hình thông minh truyền hình ảnh trực tiếp từ cuộc họp bằng camera được kết nối với máy tính, màn hình và các thiết bị trong phòng. Với camera hội nghị truyền hình chất lượng tốt nhất, nhân viên làm việc từ xa của bạn có thể quan sát toàn bộ phòng họp và nắm bắt toàn bộ cuộc họp mà không bỏ lỡ bất kỳ điều gì.

Tại sao phòng họp lại quan trọng đến vậy?

Dù là phòng họp trực tiếp hay ảo, phòng họp cho phép nhóm họp tại một địa điểm cụ thể để thảo luận thông tin quan trọng, phát triển ý tưởng và cùng nhau thảo luận để cuộc họp thành công. Chúng có thể giúp nâng cao quy trình làm việc và năng suất, đồng thời là một phần không thể thiếu trong bất kỳ môi trường văn phòng nào.

Phòng họp ảo hoạt động như thế nào?

Phòng họp ảo là một bước đột phá. Chúng là một nền tảng sử dụng phần mềm để mang đến trải nghiệm phòng họp thực tế. Chúng cho phép người dùng từ khắp nơi trên thế giới kết nối, giao tiếp và tham gia vào các tương tác thời gian thực.

Phòng họp hiệu quả và linh hoạt

Những cải tiến về phòng họp thông minh cho phép người tham gia cộng tác hiệu quả bất kể họ đang ở đâu trong cuộc họp. Với phòng họp thông minh, các nhóm làm việc từ xa và quốc tế có thể làm việc hiệu quả hơn và duy trì kết nối ngay cả khi làm việc từ xa. Vì các công ty lựa chọn làm việc từ xa, họ phải thay đổi hệ thống làm việc để đáp ứng nhu cầu của nhân viên, bất kể họ ở đâu. Do đó, việc đặt công nghệ họp thông minh là một quyết định sáng suốt.

Điều quan trọng là cải thiện sự cộng tác tại nơi làm việc bằng cách dễ dàng, thú vị và toàn diện. Đó là lý do tại sao chúng tôi tập trung vào việc cung cấp các giải pháp phòng họp tốt nhất cho các cuộc hội nghị và họp nhóm. Bằng cách tùy chỉnh công nghệ họp thông minh theo nhu cầu của công ty bạn, chúng tôi giúp bạn phát huy tối đa tiềm năng của công ty. Tại phòng họp thông minh, bạn và nhóm của mình có thể tận dụng tối đa công nghệ thông qua internet tốc độ cao, hội nghị truyền hình tương tác, bảng trắng, v.v.