Cách chọn tai nghe Call Center tốt nhất cho tổng đài viên

Tai nghe Call Center là thiết bị quan trọng đối với nhân viên tổng đài, chăm sóc khách hàng, telesales và bộ phận hỗ trợ kỹ thuật. Một chiếc tai nghe phù hợp giúp tổng đài viên nghe rõ khách hàng, truyền tải giọng nói chính xác, thao tác cuộc gọi thuận tiện và làm việc thoải mái trong nhiều giờ liên tục.

Tuy nhiên, không phải tai nghe đắt tiền nhất là lựa chọn tốt nhất. Để chọn được tai nghe Call Center tốt nhất, doanh nghiệp cần xem xét loại thiết bị đang sử dụng, cổng kết nối, khả năng lọc tiếng ồn, thiết kế một bên tai hay hai bên tai, độ bền và ngân sách đầu tư.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách chọn tai nghe tổng đài viên phù hợp cho văn phòng chăm sóc khách hàng, Call Center, telesales, bộ phận đặt hàng và doanh nghiệp sử dụng tổng đài IP.

Tai nghe Call Center là gì?

Tai nghe Call Center là loại tai nghe chuyên dụng cho công việc nghe gọi thường xuyên, thường gồm tai nghe, microphone thu giọng nói và dây hoặc kết nối không dây. Thiết bị giúp nhân viên vừa trao đổi với khách hàng vừa thao tác trên máy tính, tra cứu thông tin hoặc cập nhật dữ liệu cuộc gọi.

So với tai nghe nghe nhạc thông thường, tai nghe dành cho tổng đài viên thường chú trọng hơn đến chất lượng microphone, khả năng giảm tiếng ồn khi đàm thoại, trọng lượng nhẹ, độ bền và khả năng tương thích với điện thoại bàn hoặc phần mềm tổng đài.

Các dòng tai nghe Call Center có thể được chia thành:

• Tai nghe tổng đài RJ9 kết nối với điện thoại bàn tương thích.
• Tai nghe USB kết nối với máy tính hoặc laptop.
• Tai nghe một bên tai dành cho nhân viên cần nghe thêm âm thanh xung quanh.
• Tai nghe hai bên tai dành cho môi trường nhiều tiếng ồn.
• Tai nghe Bluetooth không dây dành cho người cần di chuyển khi gọi.
• Tai nghe có khả năng kết nối nhiều thiết bị, tùy model.

Việc chọn đúng loại tai nghe ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng mua nhầm cổng kết nối, chất lượng âm thanh không phù hợp hoặc phát sinh chi phí đổi thiết bị.

Những tiêu chí quan trọng khi chọn tai nghe Call Center

Khả năng lọc tiếng ồn của microphone

Đối với tổng đài viên làm việc trong không gian mở, tiếng nói chuyện của đồng nghiệp, tiếng gõ bàn phím và âm thanh văn phòng có thể ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi.

Vì vậy, tiêu chí quan trọng hàng đầu là microphone có khả năng giảm tiếng ồn môi trường. Microphone định hướng giúp tập trung thu giọng nói của người sử dụng và giảm mức độ thu nhận âm thanh từ những hướng khác.

Khi chọn tai nghe, nên chú ý:

• Microphone có chức năng lọc hoặc giảm tiếng ồn.
• Cần microphone có cần xoay hoặc điều chỉnh được vị trí.
• Giọng nói rõ ràng, không bị rè hoặc méo tiếng.
• Khả năng giảm tiếng ồn phù hợp với môi trường làm việc thực tế.

Cần phân biệt giữa microphone chống ồn và tính năng chống ồn chủ động ANC. Microphone chống ồn tác động đến âm thanh mà khách hàng nghe được; ANC chủ yếu giảm tiếng ồn mà người đeo nghe từ môi trường xung quanh. Hai chức năng này không giống nhau và không phải tai nghe nào cũng có cả hai.

Chọn tai nghe một bên tai hay hai bên tai

Thiết kế tai nghe ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tập trung và sự thoải mái khi làm việc.

Tai nghe một bên tai (Mono)

Tai nghe Mono có một bên loa, bên tai còn lại vẫn tiếp nhận được âm thanh xung quanh. Loại này phù hợp với nhân viên cần trao đổi nhanh với đồng nghiệp, làm việc tại quầy lễ tân hoặc môi trường không quá ồn.

Ưu điểm là thiết kế thường gọn nhẹ, dễ nhận biết âm thanh xung quanh và phù hợp với các công việc nghe gọi liên tục.

Tai nghe hai bên tai (Duo)

Tai nghe Duo có hai bên loa, giúp người dùng tập trung nghe cuộc gọi tốt hơn trong môi trường nhiều tiếng ồn. Loại này phù hợp với Call Center đông nhân viên, telesales và bộ phận chăm sóc khách hàng có cường độ nghe gọi cao.

Khi chọn tai nghe Duo, nên kiểm tra trọng lượng, lực ép của quai đeo và chất liệu đệm tai để tránh gây khó chịu khi sử dụng trong thời gian dài.

Độ thoải mái khi đeo trong nhiều giờ

Tổng đài viên có thể sử dụng tai nghe trong phần lớn ca làm việc. Một chiếc tai nghe gây đau tai, nóng tai hoặc tạo áp lực lên đầu sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng.

Các yếu tố nên kiểm tra gồm:

• Trọng lượng tai nghe.
• Quai đeo có thể điều chỉnh.
• Đệm tai mềm, phù hợp với người sử dụng.
• Cần microphone dễ điều chỉnh.
• Dây tai nghe không quá cứng hoặc dễ xoắn.
• Đệm tai có thể thay thế khi bị mòn, nếu model hỗ trợ.

Nếu doanh nghiệp mua tai nghe cho nhiều nhân viên, nên thử nghiệm một số mẫu trước khi triển khai số lượng lớn. Cảm giác đeo có thể khác nhau tùy người, vì vậy không nên chỉ đánh giá dựa trên thông số kỹ thuật.

Chất lượng âm thanh khi đàm thoại

Tai nghe Call Center cần tái tạo giọng nói rõ ràng, dễ nghe và hạn chế hiện tượng rè, nhiễu hoặc âm lượng không ổn định.

Đối với công việc tư vấn sản phẩm, xác nhận đơn hàng, chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật, chất lượng âm thanh tốt giúp hạn chế việc phải yêu cầu khách hàng nhắc lại thông tin.

Nên thử nghiệm tai nghe trong điều kiện sử dụng thực tế để kiểm tra cả hai chiều âm thanh: tổng đài viên nghe khách hàng và khách hàng nghe giọng nói của tổng đài viên.

Khả năng tương thích với thiết bị đầu cuối

Đây là tiêu chí cần kiểm tra trước khi mua. Tai nghe có chất lượng tốt nhưng không tương thích với điện thoại bàn hoặc máy tính vẫn không thể sử dụng đúng chức năng.

• Tai nghe RJ9: thường dùng với điện thoại bàn hoặc điện thoại IP có cổng tai nghe tương thích. Tuy nhiên, không phải mọi cổng RJ9 đều có sơ đồ chân và cấu hình giống nhau. Cần kiểm tra model điện thoại và loại dây tai nghe trước khi mua.
• Tai nghe USB: phù hợp với tổng đài viên sử dụng máy tính, laptop và phần mềm gọi điện như softphone hoặc nền tảng Contact Center có hỗ trợ thiết bị USB.
• Tai nghe Bluetooth: phù hợp với thiết bị có hỗ trợ Bluetooth và nhu cầu di chuyển. Cần kiểm tra khả năng tương thích, thời lượng pin và cách điều khiển cuộc gọi.

Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều loại điện thoại hoặc phần mềm tổng đài, nên lập danh sách model thiết bị trước khi đặt mua tai nghe.

Độ bền và khả năng bảo trì

Tai nghe Call Center được sử dụng thường xuyên nên cần có kết cấu phù hợp với cường độ làm việc.

Doanh nghiệp nên kiểm tra chất lượng dây, đầu kết nối, cần microphone, quai đeo và đệm tai. Với hệ thống có nhiều nhân viên, khả năng thay đệm tai hoặc phụ kiện cũng giúp giảm chi phí bảo trì.

Ngoài giá mua ban đầu, nên tính đến chi phí thay thế phụ kiện, thời gian sử dụng dự kiến và khả năng cung cấp sản phẩm thay thế khi có sự cố.

Nên chọn tai nghe Call Center có dây hay không dây?

Tai nghe Call Center có dây

Tai nghe có dây phù hợp với tổng đài viên ngồi cố định tại bàn và thực hiện nhiều cuộc gọi trong ngày.

Ưu điểm thường gặp:

• Không cần sạc pin đối với tai nghe có dây thụ động.
• Kết nối ổn định khi dùng đúng thiết bị tương thích.
• Thường có chi phí đầu tư thấp hơn các dòng không dây cùng phân khúc.
• Phù hợp để triển khai số lượng lớn tại các vị trí làm việc cố định.

Nhược điểm là phạm vi di chuyển bị giới hạn bởi chiều dài dây và cách bố trí bàn làm việc.

Tai nghe Call Center không dây

Tai nghe không dây phù hợp với quản lý, giám sát viên, lễ tân hoặc nhân viên cần di chuyển trong phạm vi làm việc khi đàm thoại.

Ưu điểm:

• Tăng sự linh hoạt khi làm việc.
• Giảm vướng víu do dây kết nối.
• Một số dòng hỗ trợ điều khiển nhận và kết thúc cuộc gọi từ tai nghe hoặc đế kết nối.

Cần lưu ý thời lượng pin, thời gian sạc, phạm vi hoạt động, mật độ thiết bị không dây trong văn phòng và khả năng tương thích với điện thoại hoặc phần mềm tổng đài. Nếu cần nhận cuộc gọi từ xa bằng tai nghe, hãy kiểm tra thiết bị có yêu cầu cáp EHS hoặc bộ nâng tay nghe chuyên dụng hay không.

Chọn cổng kết nối RJ9 hay USB cho tổng đài viên?

Tiêu chí	Tai nghe RJ9	Tai nghe USB
Thiết bị sử dụng	Điện thoại bàn tương thích	Máy tính, laptop tương thích
Mục đích chính	Đàm thoại qua điện thoại bàn	Đàm thoại qua phần mềm
Cài đặt	Có thể cần dây hoặc bộ chuyển đổi phù hợp	Thường đơn giản nếu máy tính hỗ trợ
Điều khiển cuộc gọi	Phụ thuộc điện thoại và tai nghe	Phụ thuộc tai nghe và phần mềm
Lưu ý	Kiểm tra model điện thoại, sơ đồ chân	Kiểm tra cổng USB và khả năng hỗ trợ của phần mềm

Không nên mua tai nghe chỉ dựa vào hình dáng đầu cắm. Với điện thoại bàn, hãy xác nhận chính xác model điện thoại và loại cáp tương thích. Với máy tính, cần kiểm tra cổng USB, hệ điều hành và ứng dụng gọi điện mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Gợi ý chọn tai nghe theo từng nhu cầu Call Center

Tai nghe cho nhân viên chăm sóc khách hàng

Nhân viên chăm sóc khách hàng thường cần nghe rõ thông tin, trao đổi lịch sự và cập nhật dữ liệu trong lúc gọi. Tai nghe có dây, microphone giảm tiếng ồn và thiết kế đeo thoải mái là lựa chọn nên ưu tiên.

Nếu sử dụng điện thoại bàn, hãy xem xét tai nghe RJ9 tương thích. Nếu nhân viên gọi qua phần mềm trên máy tính, tai nghe USB thường phù hợp hơn.

Tai nghe cho bộ phận telesales

Telesales thường thực hiện nhiều cuộc gọi trong ngày nên cần microphone rõ, thao tác tắt tiếng thuận tiện và thiết kế nhẹ. Tai nghe một bên tai phù hợp khi nhân viên cần nghe thêm âm thanh xung quanh; tai nghe hai bên tai phù hợp hơn nếu môi trường làm việc nhiều tiếng ồn.

Tai nghe cho Call Center đông nhân viên

Với không gian làm việc mở, nên ưu tiên microphone giảm tiếng ồn và thử nghiệm chất lượng âm thanh ở đúng vị trí làm việc. Nếu dùng tai nghe không dây với mật độ lớn, cần đánh giá khả năng nhiễu và số thiết bị hoạt động đồng thời.

Doanh nghiệp cũng nên chuẩn hóa model tai nghe và phụ kiện tương thích để thuận tiện cho công tác quản lý, bảo trì và thay thế.

Tai nghe cho điện thoại viên làm việc tại nhà

Tai nghe USB có dây có thể là lựa chọn phù hợp cho nhân viên làm việc tại nhà với máy tính. Nếu môi trường xung quanh có tiếng ồn, hãy chú trọng khả năng giảm tiếng ồn của microphone và khả năng cách âm thụ động hoặc ANC nếu cần.

Tai nghe Bluetooth có thể phù hợp khi cần kết nối với nhiều thiết bị, nhưng phải kiểm tra độ ổn định, pin và tính tương thích với phần mềm gọi điện.

Gợi ý một số dòng tai nghe tổng đài viên

Khi lựa chọn sản phẩm cụ thể, doanh nghiệp có thể tham khảo các dòng tai nghe chuyên dụng theo nhu cầu sử dụng.

• Tai nghe Atcom HB11: dòng tai nghe một bên tai, phù hợp để tham khảo cho vị trí tổng đài viên cần thiết kế gọn nhẹ. Cần xác nhận phiên bản và loại kết nối phù hợp với điện thoại đang sử dụng.
• Tai nghe Atcom HB12: dòng tai nghe hai bên tai, thích hợp để cân nhắc cho nhân viên muốn tập trung vào cuộc gọi. Cần kiểm tra đúng phiên bản RJ9 và khả năng tương thích với model điện thoại.
• Tai nghe Mairdi MRD-805UC: dòng tai nghe USB dành cho nhu cầu đàm thoại qua máy tính hoặc phần mềm tương thích.
• Tai nghe Mairdi MRD-805DUC: dòng tai nghe USB hai bên tai, phù hợp để tham khảo cho người dùng cần nghe rõ cuộc gọi và tập trung hơn trong môi trường làm việc.
• Tai nghe Mairdi M800BT: lựa chọn đáng tham khảo khi cần kiểu tai nghe Bluetooth. Trước khi mua, nên kiểm tra nhu cầu kết nối, thời lượng pin và khả năng hoạt động với thiết bị hoặc phần mềm gọi điện.

Tên sản phẩm chỉ là gợi ý theo nhóm nhu cầu; lựa chọn cuối cùng cần căn cứ vào thông số của phiên bản đang bán và thiết bị tổng đài thực tế.

Những sai lầm cần tránh khi mua tai nghe Call Center

Chỉ quan tâm đến giá bán

Tai nghe giá thấp có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản, nhưng nếu chất lượng microphone kém hoặc thiết kế không thoải mái, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí thay thế và ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc.

Không kiểm tra cổng kết nối

Đây là một trong những lỗi phổ biến nhất. Tai nghe USB không thể mặc nhiên thay thế tai nghe RJ9 và ngược lại nếu không có giải pháp kết nối tương thích.

Nhầm lẫn giữa chống ồn microphone và ANC

ANC giúp giảm tiếng ồn mà người đeo nghe được, còn microphone chống ồn giúp giảm âm thanh môi trường truyền đến người ở đầu dây bên kia. Đối với tổng đài viên làm việc trong văn phòng đông người, nên ưu tiên đánh giá chất lượng microphone trước.

Không thử nghiệm trước khi mua số lượng lớn

Mỗi văn phòng có đặc điểm âm học, loại điện thoại và cách vận hành khác nhau. Nên thử một số mẫu với cuộc gọi thực tế trước khi triển khai đồng loạt.

Bỏ qua phụ kiện và bảo trì

Một số tai nghe cần dây chuyển đổi, bộ điều khiển hoặc phụ kiện tương thích. Cần tính cả các thành phần này vào ngân sách, đồng thời chuẩn bị phương án thay thế khi thiết bị hỏng.

Quy trình chọn mua tai nghe Call Center hiệu quả

Để tránh chọn nhầm sản phẩm, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình sau:

• Xác định tổng đài viên sử dụng điện thoại bàn, máy tính hay cả hai.
• Kiểm tra model điện thoại, cổng kết nối và phần mềm gọi điện.
• Xác định môi trường làm việc yên tĩnh hay nhiều tiếng ồn.
• Chọn kiểu đeo một bên tai hoặc hai bên tai.
• So sánh microphone, chất lượng loa, trọng lượng và độ bền.
• Xác định có cần kết nối không dây hoặc điều khiển nhận cuộc gọi từ xa không.
• Thử nghiệm thực tế trước khi mua số lượng lớn.
• Lập kế hoạch thay thế đệm tai, dây kết nối và tai nghe dự phòng.

Câu hỏi thường gặp về tai nghe Call Center

Tai nghe Call Center loại nào tốt nhất?

Không có một loại tai nghe tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Nếu tổng đài viên ngồi cố định, tai nghe có dây tương thích thường là lựa chọn thực tế. Nếu cần di chuyển, có thể cân nhắc tai nghe không dây. Môi trường nhiều tiếng ồn cần chú trọng microphone giảm tiếng ồn và độ thoải mái.

Tai nghe Call Center một bên tai hay hai bên tai tốt hơn?

Tai nghe một bên tai phù hợp khi người dùng cần nghe thêm âm thanh xung quanh. Tai nghe hai bên tai phù hợp khi cần tập trung nghe cuộc gọi trong môi trường ồn. Nên thử nghiệm theo điều kiện làm việc thực tế.

Tai nghe RJ9 có dùng được với mọi điện thoại IP không?

Không. Cổng RJ9 có thể khác nhau về sơ đồ chân và yêu cầu tương thích. Cần kiểm tra model điện thoại, tài liệu của nhà sản xuất và loại dây tai nghe trước khi mua.

Tai nghe USB có dùng được với tổng đài IP không?

Tai nghe USB thường sử dụng với máy tính chạy phần mềm tổng đài hoặc softphone tương thích. Nếu điện thoại IP có cổng USB, cần xác minh cổng đó hỗ trợ tai nghe hay chỉ dành cho chức năng khác.

Có nên chọn tai nghe Bluetooth cho tổng đài viên?

Bluetooth phù hợp với người cần kết nối không dây và di chuyển. Tuy nhiên, cần kiểm tra thời lượng pin, độ ổn định, chất lượng microphone và khả năng tương thích với thiết bị gọi điện. Với vị trí cố định cần hoạt động liên tục, tai nghe có dây có thể đơn giản hơn.

Có nên mua cùng một loại tai nghe cho toàn bộ Call Center?

Chuẩn hóa thiết bị giúp dễ quản lý và thay thế phụ kiện. Tuy nhiên, trước khi chọn một model cho toàn bộ nhân viên, cần xác nhận các vị trí sử dụng cùng loại điện thoại hoặc phần mềm và thử nghiệm để bảo đảm phù hợp.