Thiết kế, lắp đặt hệ thống thiết bị âm thanh phòng họp hội nghị

Trong thời đại làm việc kết hợp ngày nay, giao tiếp liền mạch không phải là tùy chọn, mà là thiết yếu. Việc đầu tư vào hệ thống micro và loa phù hợp có thể biến các cuộc họp từ nhàm chán thành những buổi họp cộng tác hiệu quả, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu hiểu lầm hoặc bỏ lỡ thông tin quan trọng. Bài viết này đề cập tới cách lựa chọn thiết bị âm thanh cho phòng họp, cũng như cách triển khai thi công lắp đặt và tối ưu hóa hệ thống âm thanh phòng họp hiện đại để mọi cuộc họp đều diễn ra tốt đẹp nhất, mọi lúc.

Vì sao cần lắp đặt hệ thống thiết bị âm thanh cho phòng họp?

Hệ thống âm thanh phòng họp, bao gồm micro và loa là các thiết bị quan trọng để nâng cao hiệu quả của những cuộc họp. Nếu không có âm thanh rõ ràng, ngay cả những ý tưởng hay nhất cũng sẽ bị bỏ lỡ. Cho dù bạn đang làm mới không gian làm việc nhóm nhỏ gọn hay thiết kế phòng họp cho cả doanh nghiệp-tổ chức, việc tư vấn thiết kế, lựa chọn giải pháp thiết bị âm thanh để thi công lắp đặt phù hợp sẽ quyết định sự thành công cho cả dự án.

Các giải pháp micro và loa phòng họp hiện đại vượt xa phần cứng cơ bản. Chúng kết hợp công nghệ tiên tiến, như micro định hướng và bộ điều khiển trung tâm thông minh cho nhiều nhu cầu của doanh nghiệp và phù hợp cho thiết kế dành riêng cho từng phòng.

Xác định nhu cầu và thiết kế âm thanh cho phòng họp

Bước đầu tiên là cần xác định kích thước, hình dạng và nhu cầu khi xây dựng giải pháp. Một phòng họp được thiết kế chuẩn sẽ cho âm thanh rõ ràng cho toàn bộ không gian của phòng họp, điều nàythể hiện tính chuyên nghiệp và giúp người tham gia tập trung vào nội dung cuộc họp.

Ưu tiên hàng đầu của kỹ thuật viên là phải lựa chọn thiết bị chất lượng và tương thích, đồng thời đảm bảo vị trí đặt micro và loa phù hợp để đảm bảo vùng phủ sóng micro cân bằng, phân bổ loa đồng đều, giảm tiếng ồn và tương thích hoàn toàn với các nền tảng cộng tác như Zoom, Teams, Google Meet hoặc Webex. Hãy cẩn thận với những lỗi thường gặp khi đầu tư: thiết bị không phù hợp, vùng chết âm thanh và việc bỏ qua nhu cầu phát triển có thể khiến một hệ thống đắt tiền trở nên lỗi thời trước thời đại. Đừng để âm thanh kém chất lượng trở thành nỗi ám ảnh khi tổ chức các cuộc họp.

Thông tin cần cho thiết kế

• Kích thước và bố cục phòng: Kích thước phòng, các vật liệu ảnh hưởng tới âm thanh, số lượng người thường tham gia cuộc họp và cách sắp xếp chỗ ngồi ảnh hưởng đến thiết kế hệ thống âm thanh tối ưu.
• Thẩm mỹ: Chọn thiết bị âm thanh hài hòa với thiết kế nội thất phòng họp, đảm bảo vẻ ngoài chuyên nghiệp.
• Kết nối: Lựa chọn kết nối phù hợp (có dây hoặc không dây tùy theo hạ tầng hiện có) để đơn giản hóa việc thiết lập và quản lý.
• Tính năng: Lựa chọn tính năng thiết bị phù hợp với mô hình họp, chẳng hạn như micro chủ tọa, micro cho các thành viên, điều khiển và hiển thị, v.v.
• Thông số: loại loa (gắn trần, treo tường, loa cột, loa nén,..), công suất loa, độ nhạy thu của micro, v.v.

Lựa chọn thiết bị âm thanh cho phòng họp

• Micrô chất lượng cao: Chọn cặp micrô chủ tọa đại biểu như TE-S0305/TE-S0305A hoặc TE-S0309D/TE-S0309DA để có thể điều khiển cuộc họp dễ dàng, đảm bảo người nói được nghe rõ, bất kể họ ở đâu trong phòng.
• Lựa chọn loa: Đầu tư vào loa âm trần TE-S708 hoặc treo tường để có khả năng phân phối âm thanh đều khắp phòng, cho phép chất lượng âm thanh đồng đều, để người tham gia không bị bỏ lỡ bất kỳ khoảnh khắc nào.
• Bộ điều khiển trung tâm và DSP: Sử dụng bộ điều khiển trung tâm TE-S3000 để tăng cường độ rõ nét và khả năng kiểm soát âm thanh.
• Khả năng tương thích: Đảm bảo thiết bị âm thanh tương thích với cơ sở hạ tầng CNTT và nền tảng hội nghị truyền hình (nếu có) để đảm bảo tích hợp liền mạch.

Các lưu ý lựa chọn thiết bị âm thanh Micro và loa cho âm thanh phòng họp

Mọi hệ thống âm thanh phòng họp hiệu quả đều dựa trên một vài thành phần quan trọng: micro, loa, bộ khuếch đại và bộ xử lý tín hiệu.

• Micro có ba dạng chính: micro để bàn (phù hợp cho phòng nhỏ và các cuộc trò chuyện gần gũi hơn), micro treo trần (lý tưởng cho không gian rộng hoặc khi người dùng muốn một chiếc bàn gọn gàng) và micro array (độ phủ sóng tiên tiến, có thể lựa chọn cho các bố cục phức tạp). Mỗi loại đều yêu cầu vị trí lắp đặt được cân nhắc kỹ lưỡng: ngay cả micro để bàn tốt nhất cũng có thể hoạt động kém hiệu quả nếu quá xa người tham gia hoặc bị máy tính xách tay che khuất.
• Loa hội nghị: cần cân nhắc đến kích thước và hình dạng phòng. Loa treo trần mang lại âm thanh đồng đều trong các phòng lớn, trong khi loa treo tường hoặc loa để bàn có thể tạo ra các không gian sống động trong các không gian khác thường.
• Bộ điều khiển trung tâm: khuếch đại và xử lý tín hiệu số (DSP) quản lý độ khuếch đại, khử tiếng vang và triệt tiêu phản hồi, tất cả đều quan trọng cho cuộc trò chuyện rõ ràng.

Các lưu ý khi vận hành hệ thống âm thanh phòng họp tại doanh nghiệp

Kết quả tối ưu đòi hỏi phải thi công lắp đặt chuyên nghiệp, chỉ cần micrô đặt sai vị trí hoặc đặt loa hướng không đúng sẽ làm giảm chất lượng âm thanh. Sau khi hoàn thành việc lắp đặt và đưa vào sử dụng, hãy thực hiện các công việc sau thường xuyên để kiểm tra lại âm thanh:

• Kiểm tra âm thanh: duy trì thường xuyên để đảm bảo chất lượng âm thanh luôn hoạt động tốt.
• Cân nhắc bổ sung vật liệu để nâng cao chất lượng âm thanh: lắp đặt tấm cách âm hoặc đồ nội thất mềm chiến lược để giảm thiểu tiếng vang và tiếng vang.
• Đào tạo nhân viên: ngay cả những hệ thống AV tốt nhất cũng có thể gặp trục trặc khi người dùng không hiểu các nút điều khiển tắt tiếng, âm lượng hoặc chuyển đổi đầu vào.
• Bảo trì: cập nhật chương trình cơ sở thường xuyên và xem lại cài đặt khi hệ thống âm thanh hoặc bố cục phòng họp thay đổi.
• Mở rộng: Hệ thống loa và micro phòng họp hiệu quả nhất là hệ thống phát triển cùng với tổ chức và doanh nghiệp. Hãy cân nhắc các hệ thống âm thanh có khả năng nâng cấp và ưu tiên các giải pháp cho phép mở rộng dễ dàng để có thêm micrô và loa bổ sung hoặc tự động hóa tiên tiến.